UFFICIO

L’ufficio è un luogo legato al mondo impiegatizio, rappresenta una zona di lavoro intricato.
È fondamentale avere una buona dose di pazienza, di flessibilità mentale e, in particolare, di savoir vivre (buona educazione).
In questo ambiente, l’organizzazione rappresenta un raccordo fondamentale per la prassi lavorativa quotidiana.
È, quindi, doveroso impartire le regole direttive ed il lavoro da svolgere, in modo chiaro e preciso.

Ufficio
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Vediamo quali sono i punti principali dell’ufficio da non sottovalutare:

LA SALA D’ATTESA
È la stanza più importante da curare all’interno di un ufficio.
Deve avere un aspetto concreto, profumato, positivo e soprattutto rilassante, dato che a volte l’attesa può essere più lunga del previsto. È constatato che la presenza delle piante aiuti a donare un effetto riposante. La classica soluzione green che rende più piacevole l’attesa.
Esistono due forme di accoglienza:
– se il capo è disponibile a ricevere il cliente subito, dirigersi verso di lui all’entrata, andargli incontro e accompagnarlo direttamente, facendogli strada, fin verso la stanza;
– se il capo è impegnato, la prima cosa da fare è quello di chiamarlo subito tramite centralina telefonica ed avvertirlo dell’arrivo del cliente.
Non esistono regole in proposito, ma il savoir vivre consiglia, durante l’attesa, di offrire un caffè e delle riviste.
Se l’attesa si prolunga, c’è una tattica per evitare che il cliente si annoi o si alteri: se fosse presente della documentazione da trattare durante l’appuntamento, la si può già consegnare in anticipo, così da poterlo far riflettere anticipatamente sull’imminente appuntamento.
Nel frattempo, in entrambi i casi, tornare alla postazione di segreteria e continuare il proprio lavoro.
Una volta entrato, solitamente, la segretaria ha il compito di evitare che vengano disturbati, filtra le chiamate e prende nota, per riferire successivamente al capo i vari promemoria.

L’AGENDA
Chiamata anche il diario della segretaria, elettronica o tradizionale, deve essere sempre al suo fianco.
È un elemento, non solo essenziale, ma anche prezioso per le assistenti del principale, perché aiuta a stabilire appuntamenti, riunioni, spostamenti e favorisce a memorizzare eventi futuri importanti (a distanza di mesi o anni).
Si consiglia di farsi indicare dal capo i momenti della giornata che preferisce dedicare ai clienti e/o colleghi e di non prendere appuntamenti uno dietro l’altro, in quanto è bene calcolare e tenere conto delle distanze di tempo tra un incontro e l’altro.

agenda
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Inoltre, serve ad annotare tutto ciò che avviene nello studio e, generalmente, hanno incorporata una rubrica, fruibile per i numeri dei clienti e uffici più chiamati.
Se non avete mai compilato la rubrica, fatelo, perché quando ci sono cambiamenti da apportare sugli orari o le date con le persone che hanno l’appuntamento, avrete tutto a portata di mano. È solo questione di sfogliare qualche pagina.

LA SCRIVANIA, LE TELEFONATE E GLI APPUNTAMENTI
Sulla scrivania deve esserci solo l’essenziale. Massima pulizia e ordine.
Ottimi metodi per poter annotare rapidamente tutti i messaggi e le idee che ci vengono in mente nei momenti più inaspettati sono:
– tenere un notes sulla scrivania sempre accanto al telefono, insieme ad una matita o una biro;
– tenere un’agenda sempre aperta, in modo da poterla consultare quando si è al telefono per gli eventuali appuntamenti. Si consiglia sempre di scrivere con una matita per le probabili modifiche, come ad esempio: un cambio d’ orario e/o giorno di un appuntamento. Quando, invece, si fissa un appuntamento in esterna per il capo, annotare un promemoria con l’indirizzo e il numero di telefono, da consegnare prima che esca;
– inoltre, non deve mai mancare uno scadenzario e la pratica su cui si sta lavorando.

LE RIUNIONI
Se la riunione con i colleghi si svolgerà in sala riunione o nell’ufficio del vostro capo, controllate bene prima lo stato di quella stanza. La qualità dell’accoglienza dipende solo da voi.

sala riunione
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Le regole fondamentali pre-riunione sono:
– rimettere al proprio posto le sedie;
– cambiare l’aria;
– svuotare i posaceneri e i cestini;
– cancellare le lavagne;
– pulire il proiettore;
– togliere qualsiasi intralcio sopra il tavolo e disinfettarlo.
A volte, a richiesta del responsabile, vengono messi sul tavolo: block notes, penne, bottiglie d’acqua, pedana per i relatori e un leggio per gli interventi.
Per non essere impreparate sull’argomento da trattare, fatevi dare informazioni precise dai relatori, perché capita che vi facciano assistere alle riunioni per la verbalizzazione.
Non è detto, però, che le riunioni si svolgano sempre nell’ufficio dove lavoriamo, possono anche effettuarsi in una sala esterna, in una sala congressi o in una sala meeting di un hotel.
In questo caso parliamo di convegni, meeting e assemblee di una certa importanza.
Si consiglia sempre di fare un sopralluogo il giorno prima, per valutare il luogo, predisporre le esigenze di attrezzatura, provare il formato video, i microfoni, i telecomandi per le diapositive e preparare i dossier dei partecipanti.
Terminata qualsiasi tipo di assemblea, fare, se richiesto, il bilancio economico definitivo e confrontatelo con il vostro budget iniziale e infine valutare le differenze.
Se sono presenti segretarie stagiste, si consiglia di compilare un quadro riassuntivo “su cosa è andato bene o su cosa si poteva fare meglio”, in modo tale da perfezionarsi per la volta successiva.

LA ROUTINE DELLA DOCUMENTAZIONE
Varia a seconda degli uffici, ma ci sono regole di base:
– suddividere i dossier, le pratiche e le fatture in cartelle;
– dividere la documentazione in ordine di anni (scrivere anno sulle etichette);
– utilizzare uno scadenzario annuale;
– scrivere lettere secondo i modelli predisposti nel computer di segreteria, mirare alla perfezione perché gli errori ortografici sono inammissibili;
– archiviare, senza accumulare, pratiche già terminate da tempo:
– stralciare i documenti dopo 10 anni di deposito in archivio.

ACCESSORI IMPORTANTI DI UN UFFICIO
Una segretaria non deve fare a meno di alcuni accessori fondamentali, che consentiranno un lavoro più semplice e celere, in quanto senza di essi non si riuscirebbe nemmeno a svolgere determinate mansioni.

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Gli accessori principali sono:
– piano di lavoro: scrivania;
– macchine d’ufficio: computer, centralina, fax, scanner, fotocopiatrice e calcolatrice;
– agenda segretaria;
– agenda duplicata del capo;
– calendario e scadenzario;
– armadio con scorta varia di cancelleria;
– cartelline a 3 lembi per pratiche;
– cartelle a L per fatture mensili e quaderno ad anelli per fatture annuali;
– cartelle per archivio;
– rubrica telefonica e rubrica archivio;
– set di schedari;
– scorte di toner, cartucce e carta per stampare.