PROFESSIONE SEGRETARIA

Il ruolo di segretaria/assistente consiste nell’essere un supporto attivo al lavoro del proprio capo. È una figura che si inserisce negli uffici e negli studi professionali, e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione di attività interne, che di attività di front-office.

segretaria alla scrivaniaFonte: pixabay

Esistono diverse categorie di segretaria a secondo dell’ufficio/studio:

LA SEGRETARIA AMMINISTRATIVA
È una figura professionale che ha a che fare con l’amministrazione di un’azienda.
La sua attività riguarda:
ciclo attivo, ossia la vendita;
ciclo passivo, ossia l’acquisto.
Ogni azienda tende ad organizzare le attività da svolgere in processi coordinati con software e programmi rigorosamente impostati e alla segretaria spettano le procedure aziendali.
Il suo ruolo fondamentale è quello di svolgere mansioni di tipo contabile e back-office (retro-ufficio).
Se la segretaria si trova in un’azienda di produzione, invece, dovrà conoscere i processi produttivi oltre a tutte le informazioni riguardo il prodotto, comprese le strategie di marketing e di comunicazione.

LA SEGRETARIA COMMERCIALE
È una figura presente in due ambiti lavorativi: studi professionali e aziende.
Negli studi professionali, è al fianco dei commercialisti e consulenti del lavoro.
Ha compiti molto ampi ed i principali sono:
front-office: accoglienza e contatti con clienti privati, clienti professionisti, clienti aziende, società e ditte individuali;
– eseguire procedura partendo dalla registrazione delle fatture di acquisto e di vendita, alla gestione dei cespiti ammortizzabili;
– coordinare pagamenti telematici, dichiarativi ed adempimenti fiscali;
– predisposizione dei modelli F24;
– preparazione del registro / libro contabile;
– servizi forniti alla clientela: dichiarazione dei redditi, modelli unico, contabilità, consulenza fiscale e del lavoro.
È importantissima l’organizzazione delle scadenze abituali e spesso impellenti.
Nelle aziende, invece, è il braccio destro del direttore o del responsabile commerciale.
Ha diverse mansioni che possono variare all’interno della stessa struttura aziendale.
Le sue mansioni principali sono:
– fornire assistenza al cliente durante la trattativa commerciale, gestire gli ordini, redigere documenti bancari e di trasporto;
– pianificare la distribuzione del materiale pubblicitario, nonché di vendite: preventivo e stipula del contratto.
Le sue competenze in materia rivestiranno sicuramente, in una grande impresa, una importanza maggiore.

LA SEGRETARIA DI DIREZIONE
Nota anche come assistente di direzione.
Ha come compito quello di sostenere un manager/dirigente o un imprenditore con doti di multi-tasking.
In questo settore questa figura non finisce mai di imparare, infatti deve rimanere sempre al passo con le ultime novità e crearsi una garantita attitudine alla leadership, che scorge alle immediate dipendenze del capo. Deve, inoltre, possedere una spiccata attitudine al problem solving e alla gestione reclami.
Le sue mansioni più importanti sono:
front-office manager;
guest relations manager;
– gestire l’agenda del capo;
– organizzare ed assistere a riunioni prendendo appunti;
– redigere il verbale e badare che le decisioni abbiano seguito.
È il punto di contatto con tutto il team con cui collabora per la realizzazione operativa dei progetti. Per passare a questo ruolo deve aver maturato già un’esperienza, che va dai 3 ai 5 anni di segretaria di base.

LA SEGRETARIA LEGALE
Il suo lavoro si svolge all’interno di studi legali, assiste solitamente uno o più avvocati svolgendo, innanzitutto, compiti importanti di ufficio come:
front-office;
– accoglienza clienti e fornitori;
– smistamento posta (elettronica/cartacea) e telefonate;
– redazione di documenti e lettere;
– gestione agenda legale;
– preparazione di fascicoli per depositi;
– trascrizione verbali udienze;
– compilazione nota iscrizione a ruolo;
– fascicolazione atti;
– elaborazione atto di citazione testimoniale;
– utilizzo di Lextel servizi telematici per l’avvocatura;
– gestione modulistica cassa forense;
– sistemazione libreria legale;
– archivio pratiche e relativo stralcio.
Inoltre può svolgere attività strettamente legate al lavoro dell’avvocato, come la redazione e il deposito di atti giudiziari.

LA SEGRETARIA D’UFFICIO
Conosciuta anche come segretaria back-office.
Si occupa della gestione interna dell’ufficio e ha vari ruoli di fiducia:
– gestire il database;
– coordinare l’attività e il budget;
– organizzare la disposizione degli archivi e delle pratiche amministrative: fatture, prima nota e cassa.
Oltre a ciò, ha incarichi riguardanti lo smistamento della posta sia cartacea che elettronica, fotocopie e ordini d’acquisto per materiale di cancelleria.
Ha spiccate doti organizzative proprio perché lavorando in un’area-ufficio spesso lavora per uno staff, garantisce il collegamento tra tutti, insieme alle colleghe.

LA SEGRETARIA DI STUDIO MEDICO
Il suo compito consiste nell’accogliere pazienti presso studi medici, cliniche private e ambulatori.
Fissa appuntamenti ed organizza la sala d’attesa, gestisce chiamate, e-mails, fax e posta elettronica/cartacea, riceve e registra pagamenti, ordina forniture mancanti, aggiorna archivi e cartelle cliniche, infine archivia la documentazione medica.
Se ci sono pazienti incerti li supporta spiegando loro le richieste dei medici, i trattamenti ed i costi. Assiste, altresì, nella compilazione di documenti necessari dei pazienti.
In alcuni casi, si occupa anche di sterilizzare strumenti medici.

LA SEGRETARIA TECNICA
La sua figura in questo ambito è molto impegnativa.
Si trova all’interno di studi tecnici collaborando con professionisti del settore, quali: geometra, architetto o ingegnere edile.
Sostiene il datore di lavoro nell’esercizio della sua funzione: lavori tecnici e progetti architettonici, programmi di grafica, database e software applicativi e conteggi su fogli elettronici.

LA SEGRETARIA DI AGENZIA IMMOBILIARE
È dipendente di un’impresa immobiliare.
Svolge attività di segretaria d’ufficio, prepara relativi contratti, fissa appuntamenti per le visite degli immobili, gestisce il sito dell’agenzia e pubblica annunci online sui portali immobiliari e dirige il registro-appuntamenti degli agenti.
In mancanza di addetti, accompagna gli acquirenti a mostrare gli appartamenti.
Se gestito al meglio, il ruolo può dare grandi soddisfazioni, e in alcuni casi può ripagare molto anche in termini economici: se il capo si fida molto della sua assistente, in futuro potrebbe prendere il suo posto.

LA SEGRETARIA CONTABILE (ragioniera)
Questo ruolo è molto simile a quello della segretaria commerciale, perché si occupa del cosiddetto conteggio e della rendicontazione delle entrate e delle uscite di un azienda o di privati professionisti.
Chiamata comunemente ragioniera, si differenzia dalle altre tipologie perché questa professione, dal 1997, richiede obbligatoriamente un diploma di ragioneria o perito commerciale o una laurea in economia aziendale.
È abilitata a redigere l’andamento dei conti e conosce tutte le basi della gestione contabile.
Le mansioni e il suo stipendio variano in proporzione alle dimensioni dell’azienda o presso lo studio commerciale in cui lavora.
Il suo compito è concentrato più che altro nelle scritture contabili, nelle fatturazioni e si occupa di tutte le attività inerenti all’area amministrativa di una ditta.
Un tempo tali conteggi venivano fatti a mano, oggigiorno, con l’uso di tecnologia avanzata, il meccanismo è assolutamente più celere.

LA SEGRETARIA VIRTUALE
Nota come virtual assistant, è una figura particolarmente diffusa nei paesi anglosassoni.
Il lavoro consiste nella gestione telefonica dei clienti di molti professionisti, anche italiani.
Fissa appuntamenti, registra ordinazioni, conferma lo stato di pratiche in corso, e, quando richiesto, comunica a ciascun chiamante un messaggio personalizzato fornito dal cliente.
Il materiale che occorre alla segretaria virtuale è: telefono, pc e software sviluppato dai programmatori, che inoltrano le telefonate dei clienti.
Gli orari sono organizzati in maniera flessibile per garantire ai clienti dell’azienda una reperibilità telefonica 24 ore su 24 a seconda delle necessità.
Garantisce reperibilità telefonica continuativa.

LA SEGRETARIA DI EDIZIONE O DI SCENA
Chiamata anche script girl, si trova sempre a stretto contatto con il regista.
È una figura indispensabile sul set cinematografico.
Inizia con la verifica dei raccordi con i reparti di sartoria, attrezzatura e trucco.
Si occupa dell’organizzazione della sceneggiatura e tiene sotto controllo le scene da girare e, soprattutto, che tutti gli elementi rispettino la giusta continuità.
Invece durante la fase di montaggio sul set, ha il compito di annotare e registrare sul bollettino di edizione: (modello disponibile anche online) tutte le attività legate alle riprese, i relativi ciak, i cambi di inquadratura e tutti i tempi di ripresa per ogni ciak; un vero e proprio documento legale.
Oltre a ciò, compila anche il diario di lavorazione: dove riporta i metraggi, gli obiettivi usati, i tempi di lavorazione e gli orari di inizio e fine realizzazione delle scene, nonché le condizioni meteo, come ad esempio se dovesse iniziare a piovere.
In ambito televisivo è chiamata assistente alla barra e lavora al tavolo di missaggio da cui coordina, con un microfono, il lavoro dei cameraman e tecnici.

LA SEGRETARIA STATALE (impiegata statale)
La sua figura è all’interno dell’ambito pubblico. È attiva nella Pubblica Amministrazione, sia centrale che locale, come ad esempio in: Scuole, Università, Ospedali, Tribunali, Comuni, Regioni, Province, Forze dell’Ordine e Ministeri.
Per poter svolgere il lavoro di segretaria di tipo statale, è necessario superare il concorso pubblico ad esso correlato e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale.
I compiti dipendono dal tipo di ente per la quale si intraprende la domanda, ma si deve avere almeno un minimo di conoscenza in natura tecnico-amministrativo, nonché di conoscenze informatiche e linguistiche per avere esito positivo.