LA CASSETTA DI PRONTO SOCCORSO IN UFFICIO

cassetta pronto soccorso
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Come nelle grandi aziende, anche in ufficio, bisogna tenere un kit di pronto soccorso. Il contenuto di ogni cassetta varia a seconda delle esigenze e del tipo di lavoro.
In questo settore, il suo contenuto è di dotazione minima, ovvero deve includere prodotti essenziali per semplici medicazioni o medicinali di tipo generici che possono risultare preziosi al momento di improvvisi malesseri.

Quindi, la cassetta di pronto soccorso per l’ufficio, deve contenere:

  • flacone di acqua ossigenata;
  • scatola di cerotti;
  • fialette di collirio;
  • disinfettante, cotone e garze;
  • termometro;
  • medicinali antipiretici e analgesici;
  • pomate per contusioni (cadute casuali);
  • guanti sterili monouso;
  • ghiaccio pronto uso;
  • cuscinetto caldo/freddo;
  • sacchetti monouso per la raccolta di rifiuti sanitari.

Il possesso ed il mantenimento è a completa responsabilità del capo, ma la segretaria ha il compito di controllare l’integrità, il corretto stato d’uso e le relative scadenze di tutti i presidi contenuti nella cassetta.

CONCILIARE IL RUOLO CON IL CARATTERE

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Secondo gli esperti in materia, nel ruolo che ricopriamo portiamo sempre con noi gran parte della nostra personalità e del nostro carattere, ma la difficoltà più grande che incontriamo è quella di conciliare entrambi con il ruolo che svolgiamo: la segretaria.
Spesso abbiamo atteggiamenti relazionali che non sono supportati dal nostro modo di essere.

A lavoro ci sono mansioni per chi è più portata e altre mansioni per chi è meno portata, ma è noto che molto spesso si tratta solo di un’insicurezza che ci assale, come ad esempio parlare con un cliente che non ci mette a nostro agio, oppure provare ansia per le minime cose pensando di non averle fatte bene.

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Provare insicurezza in ufficio è un sentimento che tutte abbiamo testato. O meglio, il timore di non essere all’altezza delle aspettative del capo. Questo danneggia ancora di più la qualità del nostro ruolo.

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Non riuscire a conciliare il ruolo con il carattere è solo una questione di mancanza di autostima. Occorre soltanto rafforzare l’indole.

In che modo?
Innanzitutto, concentrarsi sulle qualità migliori ed incrementare l’auto-consapevolezza, perché se si acquisisce una maggiore conoscenza di se stesse è la base per poter iniziare ad improntare il carattere.

Successivamente, porsi delle domande: “come mai quella situazioni mi ha fatto sentire così?”, “come posso migliorare la prossima volta che accade questa cosa?” ecc…

Infine, valutare il problema: capitano spesso errori di distrazione causati dal troppo lavoro o dal telefono che squilla in continuazione.
Quindi, assumersi le proprie responsabilità trovando subito un rimedio. È probabile che in alcune situazioni, occorrerà anche dare spiegazioni al capo o scusarsi.

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Insomma, è importante saper modificare il nostro comportamento a lavoro!

FARE ATTIVITA’ FISICA DOPO IL LAVORO

È noto che praticare esercizio fisico durante la giornata è salutare. Purtroppo, siamo presi dai numerosi impegni, ma soprattutto dal lavoro.
Chi lavora in ufficio svolge solo del lavoro mentale stando sempre seduti e ha una vita più sedentaria, si accumula dell’energia fisica che bisogna espellere.

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Può essere difficile trovare la motivazione per fare qualunque cosa dopo una lunga giornata di lavoro…

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…ma bisogna combattere la stanchezza post-lavoro e dedicarsi la sera ad una passeggiata in piena tranquillità. Staccare la spina, anche per una camminata in solitudine, aiuta a liberare la mente.

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Fare attività fisica, dopo una giornata di lavoro, agevola a scaricare l’adrenalina e ad allontanare le emozioni negative accumulate.

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Bisogna organizzarsi con dei propositi ben chiari, come quello di andare in palestra o altra attività, purché ci aiuti ad essere più attivi ed a staccare un po’ dall’ambiente lavorativo.
C’è chi preferisce tornare a casa e fare del sano stretching o per le più attrezzate, invece, cyclette e pesi.
Per i periodi più caldi si consiglia di recarsi in una palestra all’aperto, ossia quelle nelle pinete o nei parchi adibiti.

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I benefici apportati dallo sport alla nostra mente e al nostro corpo sono tanti. L’attività fisica contribuisce a costruire il benessere fisico e psichico sul quale possiamo contare nell’affrontare la vita di tutti i giorni.
Appena uscite da lavoro cercate di non pensare subito al divano!

LA RACCOLTA DIFFERENZIATA IN UFFICIO

Proprio come la raccolta differenziata domestica, anche in ufficio ci sono materiali che possono essere riciclati come: carta, plastica e toner.
In questo settore, troviamo anche la raccolta dei rifiuti R.A.E.E. (Rifiuti da Apparecchiature Elettriche ed Elettroniche), ossia tutti quei dispositivi esausti, come: tastiere, monitor, chiavette usb, alimentatori, hard disk interni/esterni, stampanti, fotocopiatrici, ecc.

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Tutte queste apparecchiature tecnologiche contengono al loro interno sostanze altamente inquinanti e pericolose, per questo devono essere smaltite da centri autorizzati.

Il compito che spetta esclusivamente alla segretaria, è quello di contattare il servizio più vicino ed accordarsi per il ritiro e le eventuali disposizioni dei materiali esausti.
Deve, inoltre, occuparsi della certificazione di smaltimento per lo scarico dal libro dei cespiti aziendale.

Negli uffici troviamo, anche, tanta carta da riciclare:

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La raccolta differenziata in ufficio è una buona azione che richiede la collaborazione di tutti i colleghi.
Per facilitarla bisogna fare in modo che avvenga in modo spontaneo attraverso l’ordine esatto dei contenitori, con la giusta accortezza, per far sì che il gesto si trasformi in abitudine.

Per fare questo, innanzitutto, scegliere dei contenitori adatti all’ambiente impiegatizio, perché qui il design vuole la sua parte!
Come si possono vedere sotto nelle foto esistono mobiletti idonei e che non costituiscono ingombro.

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Oltre a riciclare però è importante evitare gli sprechi.
Quante volte facciamo delle stampe inutili? Accendiamo luci quando l’illuminazione naturale che subentra dalle finestre è più che sufficiente? O ancora, lasciamo accesi stampanti, monitor, pc, ecc., durante la pausa pranzo?
Non bisogna esagerare! Riducendo gli sprechi e arrivando ad una sana abitudine nel farlo si avrà una bella soddisfazione, perché consapevoli del fatto che ci siamo impegnate a contribuire nella tutela dell’ambiente.
Insomma, scegliere di cambiare le nostre abitudini sul lavoro in modo sostenibile aiuta sia noi che il nostro pianeta.

 

I CANALI DELLA COMUNICAZIONE

Nell’ambiente impiegatizio la comunicazione è davvero importante, non solo quella parlata e scritta, ma anche quella telefonica e telematica. La segretaria possiede tutti i tipi di comunicazioni.
Comunicare in modo efficace significa sapersi esprimere, in ogni circostanza, con qualsiasi interlocutore, per far sì che il messaggio da trasmettere all’altro, arrivi in modo da poter essere compreso, tenendo sempre in considerazione il segnale di ritorno che si riceve.

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I canali della comunicazione sono:

  • non verbale: ciò che si trasmette attraverso la propria postura, i propri movimenti, la distanza dall’interlocutore e anche gli aspetti estetici, come il look e l’outfit;
  • para-verbale: il modo in cui qualcosa viene detto. Si riferisce al tono, alla velocità, alle pause e al volume della voce;
  • verbale: ciò che si dice o che si scrive, la scelta delle parole, la costruzione logica delle frasi e l’uso di alcuni termini piuttosto di altri.
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I TACCHI DELLA SEGRETARIA

Come è noto, curare il proprio look in ufficio è importantissimo perché è la prima impressione che si fa, poiché è il luogo dove si è valutate di continuo.
Le scarpe non sono da sottovalutare, sia per l’estetica che per la comodità, quindi belle e comode sempre! Dunque, quali scegliere?

Per prima cosa, devono essere agevoli altrimenti non riusciremmo a lavorare bene. Non è detto che bisogna per forza evitare i tacchi, anzi esistono vari tipi di altezze medio/basse e larghi, adatti all’ufficio.

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Il consiglio è quello di non esagerare con i tacchi troppo alti ma, al contrario, di scegliere un formato medio e di inserire all’interno delle scarpe le solette morbide, quelle di materiale memory sono ideali perché evitano dolori sottopiedi e prevengono vesciche/calli.

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Le calzature con rialzo largo e basso non piacciono a tutte, però è l’unica soluzione per poter guadagnare almeno qualche centimetro in più, andare a lavoro con naturalezza, ridurre al minimo i danni e slanciare comunque la silhouette.

Scegliete sempre scarpe con rivestimento interno in cuoio, perché sono molto più morbide e confortevoli, avvolgono meglio il piede e rendono comodo ogni movimento.

Sconsigliatissimi i tacchi a spillo per le impiegate di qualsiasi ufficio, anche se si lavora part-time, 4 ore consecutive è comunque troppo e ci troviamo sempre all’interno di un ambiente lavorativo, per cui non potremo avere il tempo di disinfettarci o metterci dei cerotti.

Un’alternativa per evitare fastidi e dolori è quella di legare tra loro il terzo ed il quarto dito del piedi, come nell’immagine qui sotto.

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Dicono che funzioni!
Prevenire è meglio che curare, soprattutto in ufficio!

LA SEGRETARIA STAGISTA: consigli per chi si trova alle prime armi!!

Capita spesso di ricevere l’opportunità di fare uno stage presso ditte o studi professionali, sia tramite la scuola che tramite dei bandi comunali o regionali.

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Solitamente lo stage per segretarie è rivolto alle studentesse che frequentano gli istituti professionali di quarto e quinto superiore, noto come: terza area o area di professionalizzazione.
La durata è di 6 mesi senza retribuzione, ma è importante farlo perché è un’esperienza di lavoro con scopo di apprendimento e formazione, arricchisce il curriculum vitae e rappresenta un’occasione per conoscere, attraverso l’esperienza sul campo, il mondo del lavoro.

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Le regole fondamentali per ricevere ottime referenze alla fine dello stage sono:

  • Arrivare sempre puntuali;
  • Cercare di essere più possibile ordinate;
  • Segnare le ore lavorate, evitare di tralasciarle o falsificarle;
  • Fare domande qualora ci fossero dubbi sui dettagli dell’attività;
  • Evitare di andare nel panico per le piccole mansioni;
  • Avere un aspetto professionale, mai casual/sportivo;
  • Ottenere un feedback per ottimizzare la capacità lavorativa.

Lo stage si può eseguire anche al termine degli studi.
Infatti io ho conseguito il mio stage di segretaria, finita la scuola, presso uno studio legale con un tirocinio formativo e di orientamento a convenzione.
Avevo 19 anni ed ero neo-diplomata, per me è stato proprio il primo impatto per testare le prime acque nel mondo del lavoro e un’occasione per poi essere stata assunta presso un altro studio legale, così ho dato inizio alla mia carriera professionale.

Qui sotto troverete il diario del mio tirocinio che ho compilato al termine di questa attività.
È stato l’inizio di tutto, una nuova svolta che mi ha aperto la strada.

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Fonte: diario del mio tirocinio

IL COLLOQUIO DELLA SEGRETARIA

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Il colloquio non è altro che una chiacchierata conoscitiva.
Nell’immagine sopra potete individuare gli errori più comuni che si commettono, le varie statistiche, le domande più probabili che potreste ricevere e dei consigli pre-colloquio.

È necessario prepararsi con largo anticipo su tutto ciò che riguarda l’ufficio o la ditta per cui siamo state selezionate. Esercitatevi, soprattutto, sulle risposte che dovrete dare, senza far capire di saperle a memoria, ma con un modo di fare fluido.

La puntualità è la prima impressione positiva che si ha sulla candidata. Se arrivate in ritardo ad un colloquio è già una partenza errata, per cui calcolate bene tutti i probabili imprevisti.
Una volta arrivate sul posto concordato, controllate la propria ansia e conducete la voce con un’andatura attiva dimostrando interesse.
Ricordiamoci, anche, che per poter affrontare con successo un colloquio di lavoro bisogna trasmettere un’immagine onesta di se stesse.

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COME SCRIVERE UNA RELAZIONE PER IL CAPO

Capita spesso che il capo chieda alla segretaria di partecipare alle riunioni che si tengono in ufficio e di chiedere poi il relativo resoconto scritto, noto anche come report.

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Iniziamo col dire che elaborare un’ottima relazione rappresenta una grande opportunità per mettere in pratica il sunto del meeting con tutti i presenti, oltre che tener aggiornato il capo nei giorni successivi quando la pratica è ancora in corso.

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Ovviamente, dobbiamo organizzarci con largo anticipo mettendo in ordine la stanza-riunione, sapere quante persone vi partecipano e calcolare le giuste sedie per tutti.

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A seconda dello studio in cui ci troviamo ci vengono distribuiti i materiali per scrivere il nostro rendiconto che possono essere: block-notes e penna, tablet, pc portatile e tavoletta grafica per appunti digitali.
Se il capo lo ritiene opportuno, durante la relazione si possono annotare le riflessioni dei partecipanti, la descrizione degli strumenti utilizzati e aggiungere anche grafici e tabelle.

relazione per il capo
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Per scrivere una relazione efficace, durante un’assemblea, bisogna rispettare una struttura ben precisa:

  • Iniziare sempre il testo con una breve presentazione dell’argomento che si andrà a trattare; lo scopo della riunione e la descrizione del ruolo delle persone coinvolte ed i rispettivi nomi di chi vi partecipa.
  • Proseguire con la sintesi, dove si interpreta ciò che è accaduto e, di conseguenza, si ottengono le indicazioni favorevoli per il progetto in corso.
  • Infine, rileggere tutto e se occorre correggere gli eventuali errori, affinché sia completo e chiaro sia nel contenuto che nella forma.
scrivere una relazione in ufficio
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Mi raccomando, non inserite mai pareri personali, ma riferite soltanto i fatti accaduti con precisione e in modo più riassuntivo possibile!

COME ORGANIZZARE LO SCHEDARIO

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Se volete mantenere in ordine il vostro spazio lavorativo e migliorare l’organizzazione delle carte, allora non dovete fare a meno dello schedario.
È un mobile per l’ufficio, al cui interno troviamo delle cartelle sospese con dentro le varie pratiche sistemate in ordine alfabetico, partendo sempre dall’alto verso il basso.

Un consiglio prezioso è quello di non riempire mai completamente i cassetti, perché se le cartelle sono troppo attaccate tra loro si rischia di non riuscire ad estrarle comodamente e soprattutto per dare spazio alle nuove pratiche che si aggiungeranno in futuro.
Quest’ultime non dovranno andare obbligatoriamente alla fine, ma al posto indicato dalla classificazione alfabetica.

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Il metodo più tradizionale è quello di ordinare le pratiche all’interno delle cartelle etichettate in ordine cronologico, in modo tale che troverete con più facilità quello che cercate.
Quando si crea un fascicolo solo per persone fisiche, invece, è meglio scrivere sull’etichetta prima il Cognome poi il Nome, ed inserirlo sempre seguendo l’ordine alfabetico.

Mettete sempre al proprio posto le cartelle quando finite il lavoro. Capita spesso di tirarle fuori per fare soltanto delle piccole verifiche, ma una volta data un’occhiata si consiglia di rimetterle subito a posto, in modo da non accumularle sulla scrivania, rischiando anche di non ritrovarle la volta successiva.

Inoltre, ricordatevi di archiviare costantemente le pratiche non appena saranno terminate. Questo è un ottimo metodo per fare un ulteriore spazio alle nuove attività che subentreranno!