ORGANIZZAZIONE

L’organizzazione all’interno di un ufficio è di fondamentale importanza.
Un ufficio ben ordinato e pulito favorisce la creatività e crea una certa positività sia fisica che mentale.

organizzazione
Fonte: pexels

Organizzare la corrispondenza
È importante saper organizzare i documenti cartacei che ci arrivano per posta, perché se non è gestita bene si rischia di accatastarla e di passare inosservata davanti a carte urgenti.
Sarà molto più facile sistemarla se si praticano questi consigli di base:
– visualizzare la posta il giorno stesso in cui la prendiamo dalla cassetta;
– controllare la posta della banca, soprattutto gli estratti conto;
– mettere in evidenza la corrispondenza da pagare entro la scadenza;
– riporre subito al proprio posto le ricevute delle bollette;
– buttare tutto ciò che non serve, come la pubblicità.

organizzare la corrispondenza
Fonte: pixabay

Organizzare il tempo
È fondamentale lavorare sulla prima priorità, quella che si ritiene più importante al momento, cercando di concludere la mansione prima di passare a quella successiva.
Saltare da un incarico all’altro richiede molta più energia e provoca maggiore stanchezza.
Inoltre, un segreto per risparmiare tempo è quello di servirsi del pagamento automatizzato con l’uso del rid bancario, dove vengono addebitate le bollette delle utenze dello studio, senza dover andare continuamente in banca e/o alle poste.

organizzare il tempo
Fonte: pixabay

Organizzare la scrivania e i cavi del pc
In primo luogo, è importante posizionare la scrivania in un ambiente dotato di finestre; sono infatti sconsigliati spazi senza finestra adibiti ad ufficio.

organizzare la scrivania
Fonte: pixabay

Per un ottimo comfort a livello lavorativo, bisogna assicurarsi che ci sia una buona illuminazione naturale all’interno della stanza.
Collocare lo scrittoio davanti la porta, perché consente di vedere subito chi entra, continuando ad avere, possibilmente a lato, la fonte di luce per usufruirne al meglio.
Evitare però il contatto diretto della luce solare sul monitor e munirsi di tende rigide da ufficio o non avvicinarsi troppo alla tapparella.
È necessario valutare che, se si è mancine, la luce deve provenire da destra, al contrario se si è destrimano la luce dovrà filtrare da sinistra.
Questo è un famoso espediente per evitare ombre mentre si scrive.

organizzazione cavi pc
Fonte: pixabay

Cavi e fili elettrici che si aggrovigliano sotto la scrivania?
Esistono molti trucchetti per evitare l’attorcigliamento dei fili e il fastidioso passaggio dei cavi sotto i piedi, che sono anche antiestetici.
Il mio metodo preferito è la soluzione di legatura, ossia unire e allacciare tutti i cavi insieme, in modo che tutti i fili facciano un unico percorso verso la presa di corrente.

Retro scrivania
Retro della mia scrivania

Gli alimentatori, invece, li posiziono attaccandoli alla parete della scrivania con l’ausilio delle strisce auto-adesive, come dimostrato nel video.

Organizzare i cassetti
I cassetti posizionati sotto la scrivania sono indispensabili soprattutto per le impiegate.
È consigliato riporre al loro interno oggetti che risulteranno preziosi al momento del bisogno, come:
– un astuccio con medicinali basilari: collirio, aspirina e una scatola di cerotti;
– assorbenti, onde evitare di chiedere a colleghe o andarli a comprare;
– un paio di collant nero, in modo che possa andar bene con qualsiasi abbigliamento, nel caso di calza strappata improvvisamente;
– scorta di dispositivi tecnologici: caricabatteria, usb, hard disk esterni, cavi di scorta, lampadine, ecc.
divisori per cassetti

Organizzare le fatture
Per una segretaria gestire le fatture significa ottimizzare anche i rapporti con i collaboratori esterni, in questo caso il commercialista, ed è l’unica ad esserne a stretto contatto ogni mese, per la consegna delle fatture.
Oggigiorno, con la nuova tecnologia si consegnano fatture anche via e-mail effettuando una semplice scansione.
Il compito abituale è quello di dividere tutte le tipologie di fatture in “pagate” e “non pagate”, contraddistinte dal tipo di utenza. Le fatture non pagate devono essere radunate e messe in evidenza in un contenitore a portata di mano per saldarle il prima possibile.
Per quanto riguarda la fattura in uscita viene emessa solo da un libero professionista ed è nota come parcella/notula, o meglio quel documento analogo alla fattura. La si deve consegnare in originale al cliente, fare prima una copia e scegliere un posto di conservazione che agevoli le ricerche e posizionarla altrove in attesa di essere archiviata e stralciata.
Solitamente le fatture vanno custodite in raccoglitori separati (uno per anno) e differenziate con delle etichette nominative, in modo tale che quando si debba trovare una fattura in particolare, la si riesca a prelevare con più facilità dal ripiano.

raccoglitori per fatture
Fonte: pinterest

Organizzare i documenti
È importante, ogni tanto, fare spazio e pulizia cartacea eliminando i fogli inutili sparsi in giro per le stanze, ciò infatti aiuta non solo a ritrovare più facilmente documenti e oggettistica varia di relativa importanza, ma favorisce anche a migliorare la nostra struttura mentale.
Se ci sono carte arretrate, si consiglia di suddividerle in 3 mucchi, ossia “pagare”, “conservare” e “stralciare”:
– quelle da pagare, metterle in bella vista entro la scadenza e segnarle in agenda;
– quelle da conservare, posizionarle all’interno di una cartellina, in attesa di essere archiviate e all’esterno segnare un promemoria di scadenza, in attesa dello stralcio;
– quelle da stralciare, munirsi di un trita-carta per l’eliminazione definitiva.

Organizzare la conservazione dei documenti
Ogni tipo di documento ha dei termini di prescrizioni, stabiliti dalla legge, per la prova dell’avvenuto pagamento, nel caso di controlli.
Se non si dovesse saldare un documento entro la scadenza, come una multa, bisogna effettuare il pagamento con l’aggiunta della sanzione.
Essi vanno custoditi per periodi diversi, che variano a seconda del documento, come ad esempio:
– ricevute del mutuo (ufficio): 10 anni;
estratto conto del conto corrente: 10 anni;
– ricevute del canone affitto (ufficio): 5 anni;
– bollette utenze (acqua luce, gas e telefono): 5 anni;
– ricevute delle spese di condominio: 5 anni;
– ricevute di imposta: 5 anni;
– certificato di polizza vita (per detrazione contributo SSN): 5 anni;
– quietanza di pagamento multa stradale: 5 anni;
– parcelle di professionisti: 3 anni;
– ricevute di hotel/ristoranti: 6 mesi;
garanzie varie: per l’intero periodo di garanzia dall’articolo acquistato.

Organizzare… con le etichette
Può sembrare banale, ma l’uso delle etichette in ufficio è davvero importante, perché permettono di tenere traccia ad ogni cartellina.
Insomma, sono la soluzione ideale per trovare tutto ciò che si cerca negli spazi d’ufficio.
Se si lavora in un ufficio con due o più colleghe, si consiglia di etichettare anche la cancelleria, in modo tale da non fare confusione e perdere tempo.
Questo vale anche per i cassetti, in modo da poter trovare ogni cosa senza dover fare ulteriori ricerche.
In azienda si utilizzano le etichette adesive da stampa personalizzate, per il logo della ditta e per velocizzare le spedizioni di un pacco, ovvero, anziché compilare a mano, si scrive al pc sia il destinatario, che il mittente (logo ditta) sulle etichette adesive. Si stampano e si attaccano al pacco o buste da spedire.

Logo
Etichetta con logo ditta