COME SCRIVERE UNA RELAZIONE PER IL CAPO

Capita spesso che il capo chieda alla segretaria di partecipare alle riunioni che si tengono in ufficio e di chiedere poi il relativo resoconto scritto, noto anche come report.

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Iniziamo col dire che elaborare un’ottima relazione rappresenta una grande opportunità per mettere in pratica il sunto del meeting con tutti i presenti, oltre che tener aggiornato il capo nei giorni successivi quando la pratica è ancora in corso.

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Ovviamente, dobbiamo organizzarci con largo anticipo mettendo in ordine la stanza-riunione, sapere quante persone vi partecipano e calcolare le giuste sedie per tutti.

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A seconda dello studio in cui ci troviamo ci vengono distribuiti i materiali per scrivere il nostro rendiconto che possono essere: block-notes e penna, tablet, pc portatile e tavoletta grafica per appunti digitali.
Se il capo lo ritiene opportuno, durante la relazione si possono annotare le riflessioni dei partecipanti, la descrizione degli strumenti utilizzati e aggiungere anche grafici e tabelle.

relazione per il capo
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Per scrivere una relazione efficace, durante un’assemblea, bisogna rispettare una struttura ben precisa:

  • Iniziare sempre il testo con una breve presentazione dell’argomento che si andrà a trattare; lo scopo della riunione e la descrizione del ruolo delle persone coinvolte ed i rispettivi nomi di chi vi partecipa.
  • Proseguire con la sintesi, dove si interpreta ciò che è accaduto e, di conseguenza, si ottengono le indicazioni favorevoli per il progetto in corso.
  • Infine, rileggere tutto e se occorre correggere gli eventuali errori, affinché sia completo e chiaro sia nel contenuto che nella forma.
scrivere una relazione in ufficio
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Mi raccomando, non inserite mai pareri personali, ma riferite soltanto i fatti accaduti con precisione e in modo più riassuntivo possibile!

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