ERGONOMIA

La giusta postura sulla scrivania!

È importante prendersi cura del proprio corpo e della propria vista in ufficio.
Quante volte a fine giornata ci ritroviamo con il corpo dolorante?
Questo accade perché la schiena, stando tante ore in una posizione scorretta si irrigidisce e nel contempo i muscoli si infiammano. Inoltre, se non rispettiamo nemmeno le giuste distanze dal computer ci causiamo forti mal di testa.

ergonomia
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Assumere una postura corretta è fondamentale per evitare dolori al corpo e rappresenta un requisito principale per prevenirli.

Evitare di stravaccarsi e non pensare di convivere con questi dolori anzi seguendo delle dritte si vivrà molto meglio la postura, senza alcun dolore!
In primis, sedersi in modo corretto sulla sedia ergonomica, componente ormai essenziale per chi sta alla scrivania ed è diventato, praticamente, immancabile all’interno di uno studio.

Nella foto, in basso, si può visualizzare tutta una serie di descrizione posturale: inclinazione, torsione, altezza e distanza.

ergonomia in ufficio
Fonte: libro “la guida della segretaria dalla A alla Z”

Insomma, mantenendo la giusta posizione lavorativa sulla scrivania ha dei vantaggi eccezionali e non si avranno più dolori articolari.
Non dimenticatevi anche l’attività fisica dopo il lavoro e le pause spettanti.
Provateci!

LA SEGRETARIA ALL’INTERNO DI UN TEAM

Capita spesso che la segretaria debba collaborare con un team di professionisti.

riunioni manager
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Quando si lavora in equipe, organizzarsi bene significa intuire fin da subito se il team funziona e se si riescono a supportare condizioni di conflitto.
Individuare in primis come ciascun membro operi nel gruppo, capire il proprio talento e se sia connesso al metodo di lavoro prescelto, operando una selezione dei collaboratori, che riescono ad arrivare al target aziendale, o meglio all’obiettivo.

aiuto colleghi
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La segretaria che lavora in un team, rappresenta una fonte di sostegno per tutti.
Deve avere doti relazionali, capacità comunicative, organizzative e consapevolezza nella gestione delle informazioni. Tutto ciò rappresenta la chiave per svolgere questo lavoro con professionalità.
Ha il compito non solo di garantire, ma anche di aumentare l’efficienza nello staff di lavoro in cui è inserita.

segretaria all'interno di un team
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È colei che coordina il gruppo e cerca di utilizzare le risorse di ogni singolo soggetto, valorizzandone ogni parere.
È degna di ascolto per la verbalizzazione e gestisce la turnazione nei discorsi, per evitare accavallamenti di parole e far sì che ognuno riesca a comunicare bene.

Il segreto sta nel costruire un ambiente di fiducia, che è la base di tutto, poiché consente di rendere un team di lavoro pronto ad oltrepassare ogni problematica e implica il far riconoscere i propri limiti, per essere aperti all’idea che l’altro possa fornire un’ottica diversa.
È importante, inoltre, l’umorismo che rende solida l’unione e contribuisce ad ampliare il piacere di lavorare tutti insieme.

LA CALLIGRAFIA

Quante volte diciamo: “ho una brutta scrittura!” E invece non capiamo che è solo un modo per distinguerci l’una dall’altra.
La calligrafia è l’arte della scrittura ornamentale. Ogni segretaria ha la propria. Uno stile diverso per esprimersi.

La grafia di ognuna di noi è unica proprio come il carattere e per questo motivo si dice che la calligrafia e la personalità sono in stretto legame tra loro, infatti è un metodo fondamentale di comunicazione umana, come il linguaggio.

calligrafia
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Per le segretarie più curiose e aspiranti calligrafe esistono dei corsi di calligrafia. Persino Steve Jobs, quando era giovane, al termine dei suoi studi iniziò a seguire dei corsi di calligrafia, dove imparò una grande lezione: la bellezza è nel dettaglio.

Coloro che hanno approfondito studi specifici sulle scritture storiche, praticano la calligrafia su commissione di clienti paganti.
Alcune segretarie, invece, quando redigono una fattura, dopo la stampa, preferiscono quietanzarla a mano, perché a volte fare a meno dei timbri può diventare più celere e indulge anche una breve forma di comunicazione verso il cliente.

 

ORGANIZZARE ISTRUZIONI E GARANZIE DEI DISPOSITIVI TECNOLOGICI

Quando acquistiamo apparecchiature tecnologiche capita di ricevere delle sorprese inaspettate, ovvero che non sempre questi dispositivi sono in perfette condizioni, anche se a primo impatto non sembra.

dispositivi tecnologici
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È importante saper custodire bene sia la garanzia che i manuali d’istruzione dei prodotti, ma bisogna seguire alcuni piccoli accorgimenti.

Per prima cosa, quando il prodotto manifesta difetti o mal funzionamenti si ha sempre a disposizione, dal momento dell’acquisto, la garanzia legale prevista dall’art. 128 del Codice del Consumo, la si può usufruire per due anni e si ha diritto di sostituzione o di rimborso. Questa possibilità si può averla solo con la prova dell’avvenuto pagamento tramite scontrino.

Quando si verificano guasti bisogna rivolgersi subito al venditore, lo si può contattare via e-mail o se preferite un contatto diretto, tornate in negozio. Nel caso in cui non volesse aiutarvi, potete chiamare l’Antitrust, il numero verde gratuito: 800.166.661.

Per acquisti più costosi come computer o altra attrezzatura di alti livelli per l’ufficio, potete attivare delle garanzie aggiuntive o prolungarle negli anni, vanno attivate al momento stesso dell’acquisto, con ulteriore firma da parte del venditore.

Per organizzare le garanzie, occorrerà sistemarle in una cartella con tutte le relative ricevute di pagamento, gli scontrini, le assicurazione e se sono presenti anche i contratti con gli operatori telefonici. Una volta scaduti i termini di garanzia ce ne possiamo liberare tranquillamente, tanto non sono più validi e non hanno più valore.

Invece, per organizzare i manuali di istruzioni, occorrerà tenerli fin quando non si esaurisce il dispositivo, perché può sempre tornare utile sfogliarlo per un dubbio su come funziona una determinata impostazione.

Io, solitamente, li metto nella stessa cartella in allegato alla relativa garanzia!

WORK AT HOME

Il lavoro da casa, tra le varie tipologie di segretaria, è indicato in particolare alla segretaria virtuale, che può essere interpellata sia per la gestione delle e-mails/agenda virtuale, che per pianificare conferenze online e progettare marketing tra i social o sul web.

Quindi, è adatto a chi possiede skill digital, ossia abilità digitale e anziché andare tutti i giorni in ufficio, è possibile prestare le proprie competenze online da casa, anche come freelance a seconda del settore lavorativo.

Non dimentichiamoci che si tratta pur sempre di lavoro e se avete anche solo una piccola stanza in più va bene, l’importante che sia ben illuminata e con almeno una finestra.

In questo caso, il vostro ufficio domestico diventerà uno studio allestito dove poter svolgere le proprie attività quotidianamente. Niente più computer sul letto!

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Per arredare lo studio in casa bisogna individuare lo spazio a disposizione, che sia disposto ad includere: una scrivania, una piccola libreria a muro, un armadio a misura e il gioco è fatto!
La segretaria virtuale non dovrà fare altro che gestire le sue mansioni al pc e nulla di più!

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ORGANIZZARSI PER LA PAUSA PRANZO IN UFFICIO!!!

pausa pranzo in ufficio
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Per molte segretarie, la pausa pranzo vuol dire mangiare qualcosa di saziante al volo.
Con la vita frenetica di questi tempi anche il pasto si tende a consumarlo più velocemente possibile.

Per chi lavora con orario continuato, durante la pausa pranzo bisogna dedicarsi a quell’ora di tempo solo per mangiare, rilassarsi e non pensare al lavoro.
Distogliersi, completamente, dalle pratiche lavorative in corso perché un ambiente rilassato migliora la digestione e aiuta a ricaricarsi per le successive ore restanti.
C’è chi preferisce andare alla tavola calda, chi invece preferisce alimenti pratici e che non sporcano da consumare sul posto di lavoro.

Anche qui l’organizzazione è importante, se si è disposte a mangiare sano e a dedicare più tempo all’alimentazione, basta prepararsi in anticipo:

  • Se c’è la possibilità di poter riscaldare le pietanze in ufficio, allora non si hanno problemi in quanto occorrerà preparare un pasto in più la cena prima, metterlo in un contenitore per alimenti e portarlo il giorno seguente;
  • Se non c’è la possibilità di riscaldare, si possono preparare delle pratiche insalate/verdure miste. Niente di più semplice e veloce.

La regola fondamentale della pausa pranzo è che non va sottovalutata. Non bisogna mai saltarla, perché si rischia di diminuire la concentrazione ed è un’occasione anche per riposarsi dato che è l’intervallo più lungo che ci viene concesso.

LA SEGRETARIA… dagli anni ’50 ad oggi!

segretaria anni 50
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Era proprio all’inizio degli anni ’50 quando il ruolo della segretaria andava forte come mestiere, un vero e proprio boom. Una professione con una storia molto antica che ha subìto un’evoluzione nel corso degli anni, in diversi punti chiave della mansione.
Anche all’epoca c’era uno stile professionale e ben curato. Solo che a differenza di oggi i pantaloni non si indossavano, bensì gonne a tubino e tailleur abbinati sempre ad una gonna.

segretarie gonne a tubino
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Sia in passato che oggi, ma anche in futuro, nell’essere segretaria sorge spontaneo l’obbligo della riservatezza ed in qualsiasi epoca resta ancora un lavoro dedicato solo ed esclusivamente alle donne.

Nel corso degli ultimi decenni alla segretaria è stata richiesta maggiore elasticità e responsabilità per mantenersi appetibili all’interno degli uffici aziendali. È diventata un punto chiave per gestire team piuttosto strutturati e nuove strategie aziendali.

assistente
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Al giorno d’oggi il suo titolo è cambiato ed è nota come assistente. In qualsiasi tipo di studio non troviamo più impiegate che battono sulla tastiera della macchina da scrivere e smistano solo chiamate.

Dimentichiamo quel tipo di figura obsoleta. Attualmente, le assistenti hanno assunto un ruolo fondamentale non solo in ufficio ma anche in azienda, dove sono sempre più richieste per supportare team di manager.
Inoltre, deve avere come requisito fondamentale padronanza della lingua inglese, ottime conoscenze di marketing e comunicazione, flessibilità con il web e capacità di gestire il problem solving.

L’ASSERTIVITA’ SUL POSTO DI LAVORO

L’assertività è una capacità comunicativa che consente di rispettare se stessi e il prossimo.
È una caratteristica di noi esseri umani che si basa nella capacità di esprimere in modo diretto e chiaro le proprie emozioni ed opinioni senza offendere la persona con cui si sta parlando.

assertività
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Come si nota nella foto, il comportamento assertivo si rivela essere la soluzione vincente in ambito professionale, perché permette di superare gli ostacoli dandone le giuste tecniche per affrontare al meglio le sfide che si presentano ogni giorno.
Insegna non solo ad evitare discussioni, ma è in grado di educare come rapportarsi con qualsiasi tipo di situazione prevarichi.

Avere un’ottima comunicazione assertiva, in ufficio, permette di riconoscere i momenti negativi e inopportuni, parlando apertamente dei propri disagi e con fare amichevole implementa benessere.

Esperti in materia consigliano di esercitarsi ogni giorno a lavorare sulla propria insicurezza.
Suggeriscono, innanzitutto, di riconoscerla per poi riflettere su tutte quelle circostanze nel quale non ci sentiamo all’altezza. Infine, auto-sforzarsi per apparire come una persona che crede in se stessa e si fa valere.
All’inizio potrà sembrare banale, ma se ci si impegna davvero tanto, si arriva ad essere più disinvolta che mai. Se l’esercizio sarà costante verrà tutto più naturale e con successi inaspettati.

Insomma, è una grande capacità che se si sfrutta bene regala una straordinaria dote relazionale tra colleghe, migliorando anche la propria immagine sociale!

SETTEMBRE, TORNARE A LAVORO DOPO LE FERIE!

Rimettersi sulla postazione della scrivania e soprattutto tornare davanti al pc dopo le ferie non è facile, ma con i giusti propositi sarà tutto più semplice!

tornare a lavoro a settembre
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Sono tante le segretarie che soffrono di malessere da rientro a lavoro, ma bisogna prendere questo ritorno con positività e ritenersi fortunate perché oggi è un lusso poter tornare a lavoro dopo le vacanze e soprattutto perché ci permette di farle. Ancora più fortunate se si fa un lavoro che lo si ami!

Per quanto sia malinconico, c’è sempre qualcosa di bello ad aspettarvi, del tipo che tornando in ufficio sempre periodo di fine agosto / inizio settembre, l’aria è più fresca e più gradevole per poter lavorare meglio alle pratiche che avete lasciato in sospeso.

Quindi, quando le vacanze sono terminate, pensate a ciò che di bello vi aspetta nel vostro ambiente lavorativo. Questo non sarà altro che benefico!
Inoltre, tenete presente che ci garantisce ogni mese uno stipendio dignitoso con cui vivere.

Cambiare la routine può essere un altro escamotage che aiuta a rientrare con un più entusiasmo.
Modificare alcune abitudini può agevolarvi a non far pesare il rientro. Tipo, se si ha la possibilità di andare a lavorare a piedi, provate a cambiare strada per andare in ufficio perché fare il solito tragitto fa parte dell’abitudine.
Sfruttare le energie positive guadagnate durante le vacanze, programmando sempre qualcosa di gradevole, perché fare nuovi progetti è sempre un piacere!

Con questi piccoli accorgimenti le giornate di settembre saranno meno noiose e si rientrerà con lo spirito giusto. È il mese di un nuovo inizio (tipo come a Gennaio, anno nuovo!).
Quindi perché tutta questa malinconia?!
Buon ritorno, segretarie!