Linda's Notes

La lettera è una comunicazione scritta, ha una sua struttura fissa ed è caratterizzata da questi elementi principali:

• mittente: chi scrive;
• destinatario: chi riceve;
• luogo e data: posto dal quale si scrive, seguìto dal giorno in cui si sta scrivendo;
• eventuale riferimento: se sono presenti precedenti comunicazioni con numeri di riferimento nella lettera a cui bisogna rispondere;
• oggetto: sintetizza il suo contenuto ed aiuta il lettore a contestualizzare subito l’argomento che andrà a leggere;
• formula di introduzione: frase che esprime una presa di contatto iniziale con il destinatario;
• contenuto: illustra al destinatario l’argomento o eventuali richieste;
• formula di chiusura: frase per esprimere saluti;
• firma: si mette se la lettera è formale;
• eventuale P.S.: se si desidera aggiungere una frase simpatica o fuori tema;
• allegati: non sempre presenti.

Esistono due tipologie di lettere:

• formale, si utilizza sempre il “Lei/Voi” e questi pronomi personali vengono scritti con la lettera iniziale maiuscola, il contenuto si riferisce a richieste ufficiali, reclami o avvisi. Il linguaggio è chiaro e senza ambiguità.
  È indirizzata ad enti pubblici/privati ed a professionisti di ogni genere, con cui non si ha nessun tipo di confidenza;
• informale, ossia la classica lettera amichevole, il tono è confidenziale e il contenuto si riferisce alla vita personale.

Compilare una lettera è semplice, ma i dettagli per la sua spedizione a volte passano inosservati.
Prima di tutto, verificate che tutte le informazioni riguardanti il destinatario siano esatte.

Sulla parte frontale della busta, in alto a destra (come illustrato nella foto), potete incollare i francobolli e sotto, in basso sempre sulla destra, scrivete il nominativo, l’indirizzo e la città del ricevente, ad esempio:

Egr. Sig. / Spett.le
Rossi Mario / Ditta “nome”
Piazza del Duomo, 1
20123 Milano

Se dovete spedire una lettera ad una persona domiciliata in un altro luogo o direttamente sul posto di lavoro, scrivete accanto al nome del destinatario: Rossi Mario c/o nome ditta – “c/o” sta a significare “presso”.

In alto a sinistra, o dietro alla chiusura della busta, scrivete sempre i dati del mittente, in modo tale che se ci fossero problemi e la lettera non venga recapitata, potrà tornare indietro.

La quantità di francobolli varia a seconda del peso della busta. La lettera principale può contenere degli allegati per cui, se siete indecise su quanti francobolli incollare, andate in tabaccheria, così sarà pesata e vi daranno le giuste quantità per la vostra affrancatura.

Il luogo dove si scrivono più lettere è lo studio legale, in questo caso acquistate sempre carta e buste di alta qualità e controllate che siano sempre coordinate tra loro per rispettare la prassi della formalità.

Sono tante le segretarie che prendono appunti, che si trovino alle prime armi o a dei corsi di formazione. Gli appunti rappresentano un valido elemento dimostrativo per semplificare le proprie difficoltà.

Finito di prendere tutti gli appunti, vi trovate con post-it e fogli di “brutte copie” sparsi dappertutto. Avete ancora situazioni che sono rimaste impresse nella mente, vissute durante le esperienze, ma ancora da trascriverle?
Non vedete l’ora di copiare il tutto, in modo ordinato? Sì, ma come fare?

Prima di tutto, mettere in ordine le bozze seguendo un nesso logico. Molte non lo sanno, ma mentre si raggruppano gli appunti si ha anche la possibilità di ripassarli, senza nemmeno accorgersene.

Mettete sulla scrivania tutto il materiale che avete annotato, tutte quelle “carte” che avete accumulato giorno per giorno. Prendete un quaderno che faccia da diario, che sia grande o piccolo, come preferite, e iniziate a trascrivere. Non dimenticate nulla, perché tutto può contribuire a rendere più completo il vostro “quaderno degli appunti” o “diario di tirocinio”.

Avere a disposizione un quaderno è sempre una cosa molta bella, perché vi consentirà di sfogliare e rivedere le difficoltà incontrate alle prime armi, senza dimenticare i dettagli più complessi.

Quindi, preparatelo non appena avete terminato la vostra pratica iniziale o il vostro corso.
Se vi assumono nella stessa ditta dove avete fatto lo stage e avete scritto tutto sul quaderno, assegnategli un posto, sempre vicino la vostra scrivania, in modo tale da trovarlo per delle consultazioni anche negli anni successivi.

Le sneakers, note come scarpe da ginnastica, sono le scarpe più comode da indossare in qualsiasi circostanza. E perché no, anche, in ufficio?

Molte non lo sanno ma a volte è necessario cambiare lo stile ai piedi. Il solito tacco tutti i giorni è sconsigliato perché causano malori, ma anche perché è bello cambiare look.

Se si trovano i giusti outfits si possono abbinare le scarpe sportive nel modo più cool, senza essere rimproverate al lavoro per abbigliamento non consono.

La giacca è un ottimo capo che si accosta con facilità ad ogni tipo di stile e le sneakers di moda, in questo periodo, sono vistose, colorate e ricche di particolari, per cui aiuta a sdrammatizzare un indumento elegante proprio come la giacca.

Se si veste con una giacca colorata e si sceglie lo stesso colore di sneakers, si fa un ottimo pendant, ovvero due capi che stanno bene insieme, soprattutto per i loro colori.

 

Essere una segretaria pro-attiva significa che pensa e agisce anticipando gli eventi.
Prevede ciò che potrebbe accadere e di conseguenza si concentra subito sulla soluzione, facendo andare avanti un ottimo lavoro.

È una prassi anticipatoria che si orienta sul cambiamento e con l’auto-iniziativa negli uffici.
È un tipo di organizzazione fatto con una certa prevenzione, sia dal punto di vista tecnologico che della competenza.

Un’assistente con approccio pro-attivo:

• presta attenzione a qualsiasi manutenzione preventiva dei dispositivi;
• tiene sempre tutto in ordine, ogni cosa al proprio posto;
• ascolta suggerimenti di colleghe più esperte;
• si concentra sulla soluzione e non sul problema;
• mantiene una visione positiva;
• dà importanza solo alle priorità lavorative, senza distrazioni;
• finisce una mansione prima di iniziarne un’altra;
• controlla giornalmente agenda, e-mails e cassetta della posta;
• valuta scorciatoie e passaggi che si possono accorciare per sbrigare le mansioni;
• accetta le sfide e si impegna ad andare oltre anche senza esperienza;
• domina un problema e cerca di risolverlo immediatamente.

La posta elettronica, nota anche come e-mail, consente di comunicare in forma scritta con una o più persone a distanza, tramite lo schermo del computer e con la possibilità di allegare qualsiasi tipo di file, immagini e video in modo veloce e gratuito.

Attualmente, in alcuni studi professionali si hanno molte e-mails personali. Ogni individuo che lavora all’interno di un team ne ha una propria.
Anche la segretaria possiede un indirizzo e-mail che può gestire da sola o in concomitanza con altre colleghe. Infatti quando vediamo un indirizzo “@segreteria” o “segreteria@” va analizzata solo dalle impiegate addette dell’ufficio.

Con le nuove impostazioni abbiamo anche la comodità di inserire la conferma di lettura. Un tempo non era disponibile come opzione, per cui eravamo costrette a spedire tramite raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.

Inoltre, la segretaria se riceve la massima fiducia da parte del proprio capo può anche gestire la PEC (posta elettronica certificata).

Risolvere problemi è un’attività quotidiana, per questo è importante approcciarsi alla metodologia del Problem Solving (risoluzione del problema).

Il termine Problem Solving è una sorta di processo messo in atto per scavare in fondo ad una particolare condizione e trovare poi una soluzione.

Determina, effettivamente, l’insieme dei processi validi per esaminare, affrontare e risolvere positivamente tutte quelle situazioni problematiche.

Tutte le segretarie affrontano giornalmente diversi problemi all’interno delle ditte o degli uffici dove lavorano, specialmente in mansioni di maggiore responsabilità sono presenti parecchi dilemmi da risolvere. Oltre a ciò, devono anche far in modo che non si ripresentino in futuro.

Molti manager hanno preteso, dalle proprie assistenti, di ricorrere a questa evoluzione con un approccio di tipo collaborativo tra colleghe. Infatti, lavorare insieme è stato in diversi casi estremamente utile per risolvere diverse problematiche che da sole può essere più complicato.

In effetti, saper lavorare in team e il problem solving sono due concetti strettamente collegati tra loro.

Si tratta di una concezione entrata a far parte in tanti settori professionali. Oggi è un requisito che si può inserire nel curriculum vitae e utilizzato, anche, nei contesti accademici.

Quante volte volano parole fuori posto? Quante volte ci sentiamo irritate per un rimprovero che non ci aspettavamo? E soprattutto, quanta ansia per l’avvicinarsi delle scadenze? Ebbene si, queste sono alcune delle tante situazioni che scaturiscono più tensione all’interno di un ambiente lavorativo.

Imparare a gestire queste situazioni può aiutarci a vivere in modo più sereno e positivo il rapporto con i colleghi perché accusarsi a vicenda non porta a nulla. Anzi, parlare con loro è utile per capire come accettare la situazione. Quando si presenta un periodo intenso è importante sostenersi a vicenda nelle mansioni.

Chiedere aiuto porta al benessere personale oltrepassando la tensione. Saper gestire le relazioni al lavoro è la chiave per il successo lavorativo.

Bisogna capire bene le motivazioni e gli ostacoli che ci rendono nervose, perché a volte non ce ne rendiamo conto, ma non è detto che derivi dal lavoro! Ci avete mai pensato?
Tenete sempre sotto controllo le vostre emozioni!

Le emozioni non vanno represse o negate, non sottovalutatele mai, ma analizzatele per capire da dove derivano, così già si avrà un’ottica diversa e con più consapevolezza nel vedere le circostanze.

Bisogna essere molto forti per affrontare ed oltrepassare la tensione, ovvero saper reagire a situazioni difficili/critiche che sono all’ordine del giorno!
Inoltre, imparate ad apprezzare ciò che di buono il proprio lavoro offre, così le giornate saranno più leggere ed anche più appaganti.

…E ricordatevi che anche dalle situazioni negative, si imparano molte cose. Tutto questo non fa altro che fortificarci!
Abbiate più fiducia nei colleghi, non siate sempre e solo diffidenti, a volte possono essere davvero d’aiuto!

Il metodo kanban è una strategia organizzativa che serve a migliorare la gestione delle priorità al lavoro.
È un metodo giapponese nato nell’azienda automobilistica della Toyota e sviluppato da quest’ultima per ottimizzare la produzione e la riduzione degli sprechi.

Si tratta di un piano organizzativo che si sfrutta anche all’interno degli uffici, se si è in un team.
Pianificare ogni attività, in ufficio, ci aiuta a non sprecare tempo ed a migliorare l’organizzazione tra colleghi.

Per servirsi di questo metodo occorrerà utilizzare una lavagna da muro e dei post-it, per poi spostarli a seconda dei lavori in esecuzione, ricevendo degli ottimi risultati produttivi.
Si crea una tabella suddivisa in colonne:

• work to do / lavoro da svolgere;
• work in progress / lavoro in corso;
• work done / lavoro svolto.

Quando si utilizza questo metodo, lo si può personalizzare a seconda delle esigenze e degli accordi tra colleghi, come ad esempio: giornaliero, settimanale e mensile.

Si possono aggiungere anche più colonne, come si può vedere nell’immagine qui sotto.

Solitamente, si trova all’interno della stanza segreteria. E come se fosse una lavagna, a fine lavoro bisogna pulirla. Sarà compito della segretaria togliere tutto per poter ricominciare da capo il metodo kanban.

 

La lettera tradizionale e la posta elettronica nota come e-mail, hanno in comune il fatto che sono entrambe due testi scritti tramite la tastiera del computer e da recapitare ad un destinatario.
Saperle scrivere è molto importante, ambedue possono essere rivolte ad un amico o ad un familiare (stile informale). Ad uffici, enti pubblici/privati e professionisti (stile formale).

La lettera oggi la si utilizza solo se si preferisce la spedizione con raccomandata. Si stampano due copie, una la si tiene nella pratica (ci si spilla la ricevuta della raccomandata e quella di ritorno) l’altra la si spedisce in originale firmata.
I tempi sono lunghi e aumentano a seconda della distanza dove si trova il destinatario.

L’e-mail, invece, è la più gettonata perché è un metodo innovativo e veloce sia nella ricezione dei messaggi (con la conferma di lettura) che nella risposta, perché non dobbiamo aspettare tutta la prassi postale. Arriva al destinatario, da qualsiasi parte del mondo, in pochissimi secondi e può seguire un messaggio di risposta immediato. Inoltre, fa risparmiare la carta.