Linda's Notes

La tecnologia cloud viene intesa come posto per conservare i propri files in modo sicuro. Consente, inoltre, di salvare online documenti di ogni genere perché, utilizzando il computer tutti i giorni, accumuliamo gran spazio nel nostro pc.

Molte segretarie preferiscono trasferire tutti i documenti su dischi esterni o usb (che non è una cattiva idea!) altre invece preferiscono usufruire di questa tecnologia che ci viene incontro, che è utile per fare il backup dei dati e per archiviare i documenti digitali.

Questo fa sì che aumenti l’organizzazione perché permette le modifiche dei documenti non solo da pc, ma anche da tablet e da altri dispositivi connessi.
Si evitano stampe e possono essere condivisi da più dipendenti dell’ufficio.

Tra le tendenze che stimolano l’innovazione negli uffici è il servizio di cloud computing che permette di archiviare i dati di rete, tramite server.
I servizi cloud più gettonati e gratuiti sono:

• Google Drive;
• DropBox;
• OneDrive.

Questi servizi, a volte risultano anche a pagamento, ma in tal caso è solo per ottenere più spazio e maggiori funzioni a riguardo.
Con l’evoluzione del cloud si incrementano i servizi di difesa dei dati e vengono usati gli algoritmi avanzati di cifratura dei dati stessi, proprio per garantire la sicurezza e la privacy.
Valutate bene questa “rivoluzione” perché con cautela vi consentirà di avere un’area del tutto infinita per custodire i vostri dati.

Qui sotto i links per accedere ai servizi di configurazione e preventivi per i servizi cloud:

http://calculator.s3.amazonaws.com/index.html

https://www.cloud.it/cloud-computing/listino-prezzi.aspx

https://azure.microsoft.com/it-it/pricing/calculator/

https://cloud.google.com/products/calculator/

 

Nonostante le nuove tecnologie, oggigiorno, il telegramma viene ancora usato negli uffici, soprattutto per mandare messaggi di condoglianze. Tra colleghi è abitudine usufruire di questo metodo un po’ freddo, ma che per tradizione è rimasto.

Per fare un telegramma di condoglianze celere, occorre fare quello con il servizio di dettatura e farsi dire dal capo le parole esatte da inserire. Non sta a noi segretarie!
In questo caso, il nostro compito è solo di eseguirlo, ma il testo è personale e ci viene solo ed esclusivamente dettato dai nostri superiori all’interno dello studio in cui lavoriamo.

Non occorre fare fila alle poste, basta digitare il numero 186 per telegramma telefonico, seguire le indicazioni della voce guida e parlare con un operatore a cui dettare i dati del mittente, i dati del destinatario ed il relativo messaggio.

Un’altra alternativa è il telegramma online, occorre collegarsi al sito http://www.poste.it e registrare i propri dati per iscriversi, andare nella sezione telegrammi ed inserire tutti i dati richiesti.

Il destinatario riceverà il vostro messaggio in forma cartacea il giorno stesso o comunque entro le 24 ore.

Il pagamento verrà addebitato sulla bolletta del telefono fisso alla fine del mese e il costo dipenderà solo dal numero di parole inserite nel messaggio.
La ricevuta di pagamento arriverà cartacea in allegata alla fattura della bolletta nel mese successivo.
Il testo del messaggio, invece, sarà inviato al vostro indirizzo di posta elettronica oppure potete appuntarvelo su un foglio, dato che anche l’operatore stesso, durante la chiamata, vi sconsiglierà di farvelo arrivare cartaceo per il risparmio della carta.

È un metodo molto formale e frequente negli uffici perché è una soluzione per non invadere la sofferenza di un collega del capo che si trova in un momento di grande dolore e non se la sente di affrontare una conversazione telefonica.

Secondo le statistiche, molte segretarie ottengono più risultati lavorando in collaborazione tra loro piuttosto che da sole, perché ognuna mette in gioco le proprie capacità e le risorse migliori.
Se ci troviamo all’interno di un ufficio aziendale, il lavoro di squadra diventa un patto di solidarietà dove ci si aiuta a vicenda e si condividono emozioni.

Per potersi considerare segretarie efficaci di un gruppo di lavoro, è necessario possedere il tema del lavoro che si andrà a svolgere, con una capacità comunicativa-relazionale che renda possibile lo scambio di idee di ognuna.
Tale capacità porta a vivere il lavoro con lo spirito giusto ed a migliorare il proprio livello di performance.

Negli uffici il team-working (lavoro di gruppo) è un’abilità che sta diventando un requisito importante da possedere per le candidate da parte degli uffici che selezionano personale, in particolari quelli aziendali.
Esso sta guadagnando un’importanza sempre crescente nei processi di produttività. Di pari passo, la capacità di lavorare insieme alle altre colleghe sta diventando una delle soft skills (abilità morbide) più richieste.
Oggigiorno, le aziende e gli uffici con più di due segretarie, puntano molto sul lavoro di gruppo, come strategia per ottenere:

• più risultati derivanti dai talenti collettivi di ognuna;
• capacità di sostenersi l’una con l’altra in ogni difficoltà;
• moltiplicare le opzioni con la creatività di tutte;
• confronto di idee;

• rendere accordabile le proprie operosità.

In tali punti di vista, diventa fondamentale la concezione del team-building (costruzione del gruppo) cioè insieme di attività poste a trasformare un gruppo di collaboratrici in un team di lavoro vincente.

Se si viene interrotti continuamente, non è facile marciare con regolarità nei compiti assegnati.

In Germania si usa mettere sulla porta dell’ufficio di ogni dipendente un cartello che indica il concetto “sto lavorando”.
In Italia, invece, non si usa applicarlo sulla propria scrivania, purtroppo, perché si tratta di tutelare la propria salute.
Però c’è chi utilizza il classico cartellino “do not disturb” adatti per essere appesi alle maniglie delle porte, in vista prima di entrare.
Ecco alcuni esemplari ideali per l’ufficio:

Quando ci viene assegnata una mansione di una certa importanza è meglio evitare distrazioni e continuare con tenacia, così il lavoro si porta a termine in piena soddisfazione.

Inoltre, è fondamentale lavorare sempre sulla prima mansione che si ritiene più importante al momento, cercando di concludere l’incarico prima di passare a quello successivo.
Saltare da un lavoro all’altro richiede molta più energia e maggiore stanchezza. Essere concentrati aiuta se stessi e gli altri.

Quindi è importante saper rifiutare un caffè da parte di colleghi ed evitare pause in momenti inopportuni.
…E se si ritiene appropriato copiare i tedeschi con un cartello sulla scrivania!

Ebbene si, proprio in quei periodi che non si sa mai cosa mettersi, causa temperature instabili, ecco i consigli su come vestirsi in primavera per andare a lavoro!
Il look da mezza stagione per l’ufficio è il più difficile per alcune segretarie. La miglior cosa è sempre il famoso trucchetto di vestirsi a strati, noto anche come “vestirsi a cipolla”. La soluzione ideale per combattere gli sbalzi repentini delle temperature. Questo metodo permette di togliere o indossare gli indumenti in base alle esigenze.

Nelle immagini sotto si possono vedere alcuni abbinamenti che permettono con facilità l’azione di togliere con un semplice e veloce gesto, il cardigan o la giacca, per poi rimanere con la maglietta “sotto-giacca” se si ha caldo, viceversa se si ha freddo.
Nel periodo primaverile si consiglia, inoltre, di non togliere la canottiera e tenerla come base protettiva per la pancia.

La lettera motivazionale, è simile alla lettera di presentazione/candidatura, solo che è richiesta per essere ammessi ad un concorso o ad un bando.
Ci troviamo nell’ambito della lotta per il posto fisso. Si tratta di scrivere maggiori spiegazioni che spingono verso quella direzione. Anche in questo tipo di lettera si descrivono i dettagli delle esperienze personali passate.

A differenza della della lettera di presentazione, che risulta come se fosse un biglietto da visita, la lettera di motivazione è indirizzata e selezionata da esperti esaminatori.
È un po’ più dettagliata perché si descrivono punteggi scolastici e si allegano diplomi e certificazioni attinenti.

Comunque sono poche le differenze, infatti molti la chiamano allo stesso modo senza fare distinzione: auto-candidatura, presentazione o motivazione. Sono similari, ma se vogliamo essere più precise e pignole, quando inviamo questo file, in allegato via e-mail, è importante nominarlo correttamente:

• lettera di motivazione, per concorsi e bandi. Si scrivono le motivazioni legate al progetto in tema e si allegano diplomi con punteggi;
• lettera di candidatura, per annunci e inserzioni. Si scrivono le esperienze passate attinenti al ruolo richiesto dall’offerta;
• lettera di presentazione, come dice la parola stessa “presenta”, quindi, precede il curriculum attirando curiosità all’esaminatore per arrivare a leggerlo.

Buona fortuna… a chi la sta preparando!

La lettera di presentazione, nota anche come lettera di candidatura, solitamente, viene utilizzata per accompagnare un curriculum vitae e deve spiegare perché la candidata segretaria sia la persona adatta al tipo di lavoro richiesto.
Si tratta di una maggiore spiegazione del curriculum vitae a tutti gli effetti.
Per preparare una lettera efficace e convincente, si può innanzitutto scaricare online un modello di lettera, per poi personalizzarlo nella maniera che si ritiene più opportuna.

Questo tipo di lettera permette di spiegare alle aziende/uffici che hai la determinazione e la competenza inerenti alla posizione che stanno cercando. Ci si espone il motivo per il quale si chiede di essere assunte e ti aiuta a far colpo sul selezionatore, attirando la sua attenzione tra le varie candidate.

È come se fosse un biglietto da visita e occorre personalizzarla ogni volta in base alla posizione richiesta, mettendo in luce le esperienze maturate in passato più in linea con l’annuncio.

…E come diceva il grande Oscar Wilde: “Non c’è mai una seconda occasione per fare una buona impressione la prima volta”. Quindi fate attenzione a tutto ciò che inserite e come lo scrivete, perché la lettera di presentazione rappresenta la prima opportunità per distinguervi dalle altre candidate!

Buona fortuna… a chi la sta preparando!

La lettera è una comunicazione scritta, ha una sua struttura fissa ed è caratterizzata da questi elementi principali:

• mittente: chi scrive;
• destinatario: chi riceve;
• luogo e data: posto dal quale si scrive, seguìto dal giorno in cui si sta scrivendo;
• eventuale riferimento: se sono presenti precedenti comunicazioni con numeri di riferimento nella lettera a cui bisogna rispondere;
• oggetto: sintetizza il suo contenuto ed aiuta il lettore a contestualizzare subito l’argomento che andrà a leggere;
• formula di introduzione: frase che esprime una presa di contatto iniziale con il destinatario;
• contenuto: illustra al destinatario l’argomento o eventuali richieste;
• formula di chiusura: frase per esprimere saluti;
• firma: si mette se la lettera è formale;
• eventuale P.S.: se si desidera aggiungere una frase simpatica o fuori tema;
• allegati: non sempre presenti.

Esistono due tipologie di lettere:

• formale, si utilizza sempre il “Lei/Voi” e questi pronomi personali vengono scritti con la lettera iniziale maiuscola, il contenuto si riferisce a richieste ufficiali, reclami o avvisi. Il linguaggio è chiaro e senza ambiguità.
  È indirizzata ad enti pubblici/privati ed a professionisti di ogni genere, con cui non si ha nessun tipo di confidenza;
• informale, ossia la classica lettera amichevole, il tono è confidenziale e il contenuto si riferisce alla vita personale.

Compilare una lettera è semplice, ma i dettagli per la sua spedizione a volte passano inosservati.
Prima di tutto, verificate che tutte le informazioni riguardanti il destinatario siano esatte.

Sulla parte frontale della busta, in alto a destra (come illustrato nella foto), potete incollare i francobolli e sotto, in basso sempre sulla destra, scrivete il nominativo, l’indirizzo e la città del ricevente, ad esempio:

Egr. Sig. / Spett.le
Rossi Mario / Ditta “nome”
Piazza del Duomo, 1
20123 Milano

Se dovete spedire una lettera ad una persona domiciliata in un altro luogo o direttamente sul posto di lavoro, scrivete accanto al nome del destinatario: Rossi Mario c/o nome ditta – “c/o” sta a significare “presso”.

In alto a sinistra, o dietro alla chiusura della busta, scrivete sempre i dati del mittente, in modo tale che se ci fossero problemi e la lettera non venga recapitata, potrà tornare indietro.

La quantità di francobolli varia a seconda del peso della busta. La lettera principale può contenere degli allegati per cui, se siete indecise su quanti francobolli incollare, andate in tabaccheria, così sarà pesata e vi daranno le giuste quantità per la vostra affrancatura.

Il luogo dove si scrivono più lettere è lo studio legale, in questo caso acquistate sempre carta e buste di alta qualità e controllate che siano sempre coordinate tra loro per rispettare la prassi della formalità.

Sono tante le segretarie che prendono appunti, che si trovino alle prime armi o a dei corsi di formazione. Gli appunti rappresentano un valido elemento dimostrativo per semplificare le proprie difficoltà.

Finito di prendere tutti gli appunti, vi trovate con post-it e fogli di “brutte copie” sparsi dappertutto. Avete ancora situazioni che sono rimaste impresse nella mente, vissute durante le esperienze, ma ancora da trascriverle?
Non vedete l’ora di copiare il tutto, in modo ordinato? Sì, ma come fare?

Prima di tutto, mettere in ordine le bozze seguendo un nesso logico. Molte non lo sanno, ma mentre si raggruppano gli appunti si ha anche la possibilità di ripassarli, senza nemmeno accorgersene.

Mettete sulla scrivania tutto il materiale che avete annotato, tutte quelle “carte” che avete accumulato giorno per giorno. Prendete un quaderno che faccia da diario, che sia grande o piccolo, come preferite, e iniziate a trascrivere. Non dimenticate nulla, perché tutto può contribuire a rendere più completo il vostro “quaderno degli appunti” o “diario di tirocinio”.

Avere a disposizione un quaderno è sempre una cosa molta bella, perché vi consentirà di sfogliare e rivedere le difficoltà incontrate alle prime armi, senza dimenticare i dettagli più complessi.

Quindi, preparatelo non appena avete terminato la vostra pratica iniziale o il vostro corso.
Se vi assumono nella stessa ditta dove avete fatto lo stage e avete scritto tutto sul quaderno, assegnategli un posto, sempre vicino la vostra scrivania, in modo tale da trovarlo per delle consultazioni anche negli anni successivi.