LA SEGRETARIA STAGISTA: consigli per chi si trova alle prime armi!!

Capita spesso di ricevere l’opportunità di fare uno stage presso ditte o studi professionali, sia tramite la scuola che tramite dei bandi comunali o regionali.

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Solitamente lo stage per segretarie è rivolto alle studentesse che frequentano gli istituti professionali di quarto e quinto superiore, noto come: terza area o area di professionalizzazione.
La durata è di 6 mesi senza retribuzione, ma è importante farlo perché è un’esperienza di lavoro con scopo di apprendimento e formazione, arricchisce il curriculum vitae e rappresenta un’occasione per conoscere, attraverso l’esperienza sul campo, il mondo del lavoro.

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Le regole fondamentali per ricevere ottime referenze alla fine dello stage sono:

  • Arrivare sempre puntuali;
  • Cercare di essere più possibile ordinate;
  • Segnare le ore lavorate, evitare di tralasciarle o falsificarle;
  • Fare domande qualora ci fossero dubbi sui dettagli dell’attività;
  • Evitare di andare nel panico per le piccole mansioni;
  • Avere un aspetto professionale, mai casual/sportivo;
  • Ottenere un feedback per ottimizzare la capacità lavorativa.

Lo stage si può eseguire anche al termine degli studi.
Infatti io ho conseguito il mio stage di segretaria, finita la scuola, presso uno studio legale con un tirocinio formativo e di orientamento a convenzione.
Avevo 19 anni ed ero neo-diplomata, per me è stato proprio il primo impatto per testare le prime acque nel mondo del lavoro e un’occasione per poi essere stata assunta presso un altro studio legale, così ho dato inizio alla mia carriera professionale.

Qui sotto troverete il diario del mio tirocinio che ho compilato al termine di questa attività.
È stato l’inizio di tutto, una nuova svolta che mi ha aperto la strada.

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Fonte: diario del mio tirocinio

IL COLLOQUIO DELLA SEGRETARIA

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Il colloquio non è altro che una chiacchierata conoscitiva.
Nell’immagine sopra potete individuare gli errori più comuni che si commettono, le varie statistiche, le domande più probabili che potreste ricevere e dei consigli pre-colloquio.

È necessario prepararsi con largo anticipo su tutto ciò che riguarda l’ufficio o la ditta per cui siamo state selezionate. Esercitatevi, soprattutto, sulle risposte che dovrete dare, senza far capire di saperle a memoria, ma con un modo di fare fluido.

La puntualità è la prima impressione positiva che si ha sulla candidata. Se arrivate in ritardo ad un colloquio è già una partenza errata, per cui calcolate bene tutti i probabili imprevisti.
Una volta arrivate sul posto concordato, controllate la propria ansia e conducete la voce con un’andatura attiva dimostrando interesse.
Ricordiamoci, anche, che per poter affrontare con successo un colloquio di lavoro bisogna trasmettere un’immagine onesta di se stesse.

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COME SCRIVERE UNA RELAZIONE PER IL CAPO

Capita spesso che il capo chieda alla segretaria di partecipare alle riunioni che si tengono in ufficio e di chiedere poi il relativo resoconto scritto, noto anche come report.

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Iniziamo col dire che elaborare un’ottima relazione rappresenta una grande opportunità per mettere in pratica il sunto del meeting con tutti i presenti, oltre che tener aggiornato il capo nei giorni successivi quando la pratica è ancora in corso.

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Ovviamente, dobbiamo organizzarci con largo anticipo mettendo in ordine la stanza-riunione, sapere quante persone vi partecipano e calcolare le giuste sedie per tutti.

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A seconda dello studio in cui ci troviamo ci vengono distribuiti i materiali per scrivere il nostro rendiconto che possono essere: block-notes e penna, tablet, pc portatile e tavoletta grafica per appunti digitali.
Se il capo lo ritiene opportuno, durante la relazione si possono annotare le riflessioni dei partecipanti, la descrizione degli strumenti utilizzati e aggiungere anche grafici e tabelle.

relazione per il capo
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Per scrivere una relazione efficace, durante un’assemblea, bisogna rispettare una struttura ben precisa:

  • Iniziare sempre il testo con una breve presentazione dell’argomento che si andrà a trattare; lo scopo della riunione e la descrizione del ruolo delle persone coinvolte ed i rispettivi nomi di chi vi partecipa.
  • Proseguire con la sintesi, dove si interpreta ciò che è accaduto e, di conseguenza, si ottengono le indicazioni favorevoli per il progetto in corso.
  • Infine, rileggere tutto e se occorre correggere gli eventuali errori, affinché sia completo e chiaro sia nel contenuto che nella forma.
scrivere una relazione in ufficio
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Mi raccomando, non inserite mai pareri personali, ma riferite soltanto i fatti accaduti con precisione e in modo più riassuntivo possibile!

COME ORGANIZZARE LO SCHEDARIO

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Se volete mantenere in ordine il vostro spazio lavorativo e migliorare l’organizzazione delle carte, allora non dovete fare a meno dello schedario.
È un mobile per l’ufficio, al cui interno troviamo delle cartelle sospese con dentro le varie pratiche sistemate in ordine alfabetico, partendo sempre dall’alto verso il basso.

Un consiglio prezioso è quello di non riempire mai completamente i cassetti, perché se le cartelle sono troppo attaccate tra loro si rischia di non riuscire ad estrarle comodamente e soprattutto per dare spazio alle nuove pratiche che si aggiungeranno in futuro.
Quest’ultime non dovranno andare obbligatoriamente alla fine, ma al posto indicato dalla classificazione alfabetica.

interno schedario
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Il metodo più tradizionale è quello di ordinare le pratiche all’interno delle cartelle etichettate in ordine cronologico, in modo tale che troverete con più facilità quello che cercate.
Quando si crea un fascicolo solo per persone fisiche, invece, è meglio scrivere sull’etichetta prima il Cognome poi il Nome, ed inserirlo sempre seguendo l’ordine alfabetico.

Mettete sempre al proprio posto le cartelle quando finite il lavoro. Capita spesso di tirarle fuori per fare soltanto delle piccole verifiche, ma una volta data un’occhiata si consiglia di rimetterle subito a posto, in modo da non accumularle sulla scrivania, rischiando anche di non ritrovarle la volta successiva.

Inoltre, ricordatevi di archiviare costantemente le pratiche non appena saranno terminate. Questo è un ottimo metodo per fare un ulteriore spazio alle nuove attività che subentreranno!

LA POSITIVITA’ SUL POSTO DI LAVORO

Negli ambienti lavorativi è fondamentale mantenere un atteggiamento positivo!

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Costruire un clima rilassato e positivo sul posto di lavoro significa creare un’atmosfera in cui, anche tra colleghi, si instaura un rapporto di solidarietà e si collabora serenamente mentre si lavora.
Ovviamente, ognuna di noi ha una sua teoria a riguardo, ma è testato psicologicamente che lavorare in un ambiente tranquillo e ottimista aiuta a creare un processo di crescita in quanto influenza la produttività.

Alimentando tutti i giorni questo atteggiamento e indurlo a lavoro verrà spontaneo e naturale. Inoltre, aiuta anche la soddisfazione personale che potenzia energia per raggiungere obiettivi che porta a ricevere i giusti meriti.

Come è ben noto, in ufficio, non è facile costruire questo clima, ma bisogna sforzarsi a sviluppare abilità comunicative, cambiare mentalità e vedere le cose negative in un’altra maniera, ossia impegnarsi con tutte le forze a trasformarle in positive.

Ecco alcuni consigli su come rendere più piacevole il lavoro in ufficio:

  • iniziare la giornata con un pensiero bello;
  • progettare nuove idee con entusiasmo;
  • avere voglia di imparare cose nuove;
  • evitare di pensare ai problemi personali;
  • arrivare in ufficio 10 minuti prima;
  • salutare tutte le colleghe che arrivano a lavoro;
  • essere felici per il successo delle compagne di lavoro e complimentarsi con loro;
  • prendersi la propria responsabilità in caso di errori;
  • mostrare rispetto;
  • discutere le proprie idee senza timori;
  • non avere paura del cambiamento.

Solo così si attrarrà la giusta positività. Forza e coraggio!

ERGONOMIA

La giusta postura sulla scrivania!

È importante prendersi cura del proprio corpo e della propria vista in ufficio.
Quante volte a fine giornata ci ritroviamo con il corpo dolorante?
Questo accade perché la schiena, stando tante ore in una posizione scorretta si irrigidisce e nel contempo i muscoli si infiammano. Inoltre, se non rispettiamo nemmeno le giuste distanze dal computer ci causiamo forti mal di testa.

ergonomia
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Assumere una postura corretta è fondamentale per evitare dolori al corpo e rappresenta un requisito principale per prevenirli.

Evitare di stravaccarsi e non pensare di convivere con questi dolori anzi seguendo delle dritte si vivrà molto meglio la postura, senza alcun dolore!
In primis, sedersi in modo corretto sulla sedia ergonomica, componente ormai essenziale per chi sta alla scrivania ed è diventato, praticamente, immancabile all’interno di uno studio.

Nella foto, in basso, si può visualizzare tutta una serie di descrizione posturale: inclinazione, torsione, altezza e distanza.

ergonomia in ufficio
Fonte: libro “la guida della segretaria dalla A alla Z”

Insomma, mantenendo la giusta posizione lavorativa sulla scrivania ha dei vantaggi eccezionali e non si avranno più dolori articolari.
Non dimenticatevi anche l’attività fisica dopo il lavoro e le pause spettanti.
Provateci!

LA SEGRETARIA ALL’INTERNO DI UN TEAM

Capita spesso che la segretaria debba collaborare con un team di professionisti.

riunioni manager
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Quando si lavora in equipe, organizzarsi bene significa intuire fin da subito se il team funziona e se si riescono a supportare condizioni di conflitto.
Individuare in primis come ciascun membro operi nel gruppo, capire il proprio talento e se sia connesso al metodo di lavoro prescelto, operando una selezione dei collaboratori, che riescono ad arrivare al target aziendale, o meglio all’obiettivo.

aiuto colleghi
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La segretaria che lavora in un team, rappresenta una fonte di sostegno per tutti.
Deve avere doti relazionali, capacità comunicative, organizzative e consapevolezza nella gestione delle informazioni. Tutto ciò rappresenta la chiave per svolgere questo lavoro con professionalità.
Ha il compito non solo di garantire, ma anche di aumentare l’efficienza nello staff di lavoro in cui è inserita.

segretaria all'interno di un team
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È colei che coordina il gruppo e cerca di utilizzare le risorse di ogni singolo soggetto, valorizzandone ogni parere.
È degna di ascolto per la verbalizzazione e gestisce la turnazione nei discorsi, per evitare accavallamenti di parole e far sì che ognuno riesca a comunicare bene.

Il segreto sta nel costruire un ambiente di fiducia, che è la base di tutto, poiché consente di rendere un team di lavoro pronto ad oltrepassare ogni problematica e implica il far riconoscere i propri limiti, per essere aperti all’idea che l’altro possa fornire un’ottica diversa.
È importante, inoltre, l’umorismo che rende solida l’unione e contribuisce ad ampliare il piacere di lavorare tutti insieme.

LA CALLIGRAFIA

Quante volte diciamo: “ho una brutta scrittura!” E invece non capiamo che è solo un modo per distinguerci l’una dall’altra.
La calligrafia è l’arte della scrittura ornamentale. Ogni segretaria ha la propria. Uno stile diverso per esprimersi.

La grafia di ognuna di noi è unica proprio come il carattere e per questo motivo si dice che la calligrafia e la personalità sono in stretto legame tra loro, infatti è un metodo fondamentale di comunicazione umana, come il linguaggio.

calligrafia
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Per le segretarie più curiose e aspiranti calligrafe esistono dei corsi di calligrafia. Persino Steve Jobs, quando era giovane, al termine dei suoi studi iniziò a seguire dei corsi di calligrafia, dove imparò una grande lezione: la bellezza è nel dettaglio.

Coloro che hanno approfondito studi specifici sulle scritture storiche, praticano la calligrafia su commissione di clienti paganti.
Alcune segretarie, invece, quando redigono una fattura, dopo la stampa, preferiscono quietanzarla a mano, perché a volte fare a meno dei timbri può diventare più celere e indulge anche una breve forma di comunicazione verso il cliente.

 

ORGANIZZARE ISTRUZIONI E GARANZIE DEI DISPOSITIVI TECNOLOGICI

Quando acquistiamo apparecchiature tecnologiche capita di ricevere delle sorprese inaspettate, ovvero che non sempre questi dispositivi sono in perfette condizioni, anche se a primo impatto non sembra.

dispositivi tecnologici
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È importante saper custodire bene sia la garanzia che i manuali d’istruzione dei prodotti, ma bisogna seguire alcuni piccoli accorgimenti.

Per prima cosa, quando il prodotto manifesta difetti o mal funzionamenti si ha sempre a disposizione, dal momento dell’acquisto, la garanzia legale prevista dall’art. 128 del Codice del Consumo, la si può usufruire per due anni e si ha diritto di sostituzione o di rimborso. Questa possibilità si può averla solo con la prova dell’avvenuto pagamento tramite scontrino.

Quando si verificano guasti bisogna rivolgersi subito al venditore, lo si può contattare via e-mail o se preferite un contatto diretto, tornate in negozio. Nel caso in cui non volesse aiutarvi, potete chiamare l’Antitrust, il numero verde gratuito: 800.166.661.

Per acquisti più costosi come computer o altra attrezzatura di alti livelli per l’ufficio, potete attivare delle garanzie aggiuntive o prolungarle negli anni, vanno attivate al momento stesso dell’acquisto, con ulteriore firma da parte del venditore.

Per organizzare le garanzie, occorrerà sistemarle in una cartella con tutte le relative ricevute di pagamento, gli scontrini, le assicurazione e se sono presenti anche i contratti con gli operatori telefonici. Una volta scaduti i termini di garanzia ce ne possiamo liberare tranquillamente, tanto non sono più validi e non hanno più valore.

Invece, per organizzare i manuali di istruzioni, occorrerà tenerli fin quando non si esaurisce il dispositivo, perché può sempre tornare utile sfogliarlo per un dubbio su come funziona una determinata impostazione.

Io, solitamente, li metto nella stessa cartella in allegato alla relativa garanzia!

WORK AT HOME

Il lavoro da casa, tra le varie tipologie di segretaria, è indicato in particolare alla segretaria virtuale, che può essere interpellata sia per la gestione delle e-mails/agenda virtuale, che per pianificare conferenze online e progettare marketing tra i social o sul web.

Quindi, è adatto a chi possiede skill digital, ossia abilità digitale e anziché andare tutti i giorni in ufficio, è possibile prestare le proprie competenze online da casa, anche come freelance a seconda del settore lavorativo.

Non dimentichiamoci che si tratta pur sempre di lavoro e se avete anche solo una piccola stanza in più va bene, l’importante che sia ben illuminata e con almeno una finestra.

In questo caso, il vostro ufficio domestico diventerà uno studio allestito dove poter svolgere le proprie attività quotidianamente. Niente più computer sul letto!

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Per arredare lo studio in casa bisogna individuare lo spazio a disposizione, che sia disposto ad includere: una scrivania, una piccola libreria a muro, un armadio a misura e il gioco è fatto!
La segretaria virtuale non dovrà fare altro che gestire le sue mansioni al pc e nulla di più!

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