IL PROBLEM SOLVING

Risolvere problemi è un’attività quotidiana, per questo è importante approcciarsi alla metodologia del Problem Solving (risoluzione del problema).

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Il termine Problem Solving è una sorta di processo messo in atto per scavare in fondo ad una particolare condizione e trovare poi una soluzione.

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Determina, effettivamente, l’insieme dei processi validi per esaminare, affrontare e risolvere positivamente tutte quelle situazioni problematiche.

Tutte le segretarie affrontano giornalmente diversi problemi all’interno delle ditte o degli uffici dove lavorano, specialmente in mansioni di maggiore responsabilità sono presenti parecchi dilemmi da risolvere. Oltre a ciò, devono anche far in modo che non si ripresentino in futuro.

segretaria commerciale
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Molti manager hanno preteso, dalle proprie assistenti, di ricorrere a questa evoluzione con un approccio di tipo collaborativo tra colleghe. Infatti, lavorare insieme è stato in diversi casi estremamente utile per risolvere diverse problematiche che da sole può essere più complicato.

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In effetti, saper lavorare in team e il problem solving sono due concetti strettamente collegati tra loro.

Si tratta di una concezione entrata a far parte in tanti settori professionali. Oggi è un requisito che si può inserire nel curriculum vitae e utilizzato, anche, nei contesti accademici.

TENSIONE IN UFFICIO

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Quante volte volano parole fuori posto? Quante volte ci sentiamo irritate per un rimprovero che non ci aspettavamo? E soprattutto, quanta ansia per l’avvicinarsi delle scadenze? Ebbene si, queste sono alcune delle tante situazioni che scaturiscono più tensione all’interno di un ambiente lavorativo.

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Imparare a gestire queste situazioni può aiutarci a vivere in modo più sereno e positivo il rapporto con i colleghi perché accusarsi a vicenda non porta a nulla. Anzi, parlare con loro è utile per capire come accettare la situazione. Quando si presenta un periodo intenso è importante sostenersi a vicenda nelle mansioni.

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Chiedere aiuto porta al benessere personale oltrepassando la tensione. Saper gestire le relazioni al lavoro è la chiave per il successo lavorativo.

Bisogna capire bene le motivazioni e gli ostacoli che ci rendono nervose, perché a volte non ce ne rendiamo conto, ma non è detto che derivi dal lavoro! Ci avete mai pensato?
Tenete sempre sotto controllo le vostre emozioni!

Le emozioni non vanno represse o negate, non sottovalutatele mai, ma analizzatele per capire da dove derivano, così già si avrà un’ottica diversa e con più consapevolezza nel vedere le circostanze.

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Bisogna essere molto forti per affrontare ed oltrepassare la tensione, ovvero saper reagire a situazioni difficili/critiche che sono all’ordine del giorno!
Inoltre, imparate ad apprezzare ciò che di buono il proprio lavoro offre, così le giornate saranno più leggere ed anche più appaganti.

…E ricordatevi che anche dalle situazioni negative, si imparano molte cose. Tutto questo non fa altro che fortificarci!
Abbiate più fiducia nei colleghi, non siate sempre e solo diffidenti, a volte possono essere davvero d’aiuto!

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IL METODO KANBAN

Il metodo kanban è una strategia organizzativa che serve a migliorare la gestione delle priorità al lavoro.
È un metodo giapponese nato nell’azienda automobilistica della Toyota e sviluppato da quest’ultima per ottimizzare la produzione e la riduzione degli sprechi.

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Si tratta di un piano organizzativo che si sfrutta anche all’interno degli uffici, se si è in un team.
Pianificare ogni attività, in ufficio, ci aiuta a non sprecare tempo ed a migliorare l’organizzazione tra colleghi.

Per servirsi di questo metodo occorrerà utilizzare una lavagna da muro e dei post-it, per poi spostarli a seconda dei lavori in esecuzione, ricevendo degli ottimi risultati produttivi.
Si crea una tabella suddivisa in colonne:

  • work to do / lavoro da svolgere;
  • work in progress / lavoro in corso;
  • work done / lavoro svolto.
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Quando si utilizza questo metodo, lo si può personalizzare a seconda delle esigenze e degli accordi tra colleghi, come ad esempio: giornaliero, settimanale e mensile.

Si possono aggiungere anche più colonne, come si può vedere nell’immagine qui sotto.

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Solitamente, si trova all’interno della stanza segreteria. E come se fosse una lavagna, a fine lavoro bisogna pulirla. Sarà compito della segretaria togliere tutto per poter ricominciare da capo il metodo kanban.

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Lettera o e-mail?

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La lettera tradizionale e la posta elettronica nota come e-mail, hanno in comune il fatto che sono entrambe due testi scritti tramite la tastiera del computer e da recapitare ad un destinatario.
Saperle scrivere è molto importante, ambedue possono essere rivolte ad un amico o ad un familiare (stile informale). Ad uffici, enti pubblici/privati e professionisti (stile formale).

La lettera oggi la si utilizza solo se si preferisce la spedizione con raccomandata. Si stampano due copie, una la si tiene nella pratica (ci si spilla la ricevuta della raccomandata e quella di ritorno) l’altra la si spedisce in originale firmata.
I tempi sono lunghi e aumentano a seconda della distanza dove si trova il destinatario.

L’e-mail, invece, è la più gettonata perché è un metodo innovativo e veloce sia nella ricezione dei messaggi (con la conferma di lettura) che nella risposta, perché non dobbiamo aspettare tutta la prassi postale. Arriva al destinatario, da qualsiasi parte del mondo, in pochissimi secondi e può seguire un messaggio di risposta immediato. Inoltre, fa risparmiare la carta.

LA CASSETTA DI PRONTO SOCCORSO IN UFFICIO

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Come nelle grandi aziende, anche in ufficio, bisogna tenere un kit di pronto soccorso. Il contenuto di ogni cassetta varia a seconda delle esigenze e del tipo di lavoro.
In questo settore, il suo contenuto è di dotazione minima, ovvero deve includere prodotti essenziali per semplici medicazioni o medicinali di tipo generici che possono risultare preziosi al momento di improvvisi malesseri.

Quindi, la cassetta di pronto soccorso per l’ufficio, deve contenere:

  • flacone di acqua ossigenata;
  • scatola di cerotti;
  • fialette di collirio;
  • disinfettante, cotone e garze;
  • termometro;
  • medicinali antipiretici e analgesici;
  • pomate per contusioni (cadute casuali);
  • guanti sterili monouso;
  • ghiaccio pronto uso;
  • cuscinetto caldo/freddo;
  • sacchetti monouso per la raccolta di rifiuti sanitari.

Il possesso ed il mantenimento è a completa responsabilità del capo, ma la segretaria ha il compito di controllare l’integrità, il corretto stato d’uso e le relative scadenze di tutti i presidi contenuti nella cassetta.

CONCILIARE IL RUOLO CON IL CARATTERE

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Secondo gli esperti in materia, nel ruolo che ricopriamo portiamo sempre con noi gran parte della nostra personalità e del nostro carattere, ma la difficoltà più grande che incontriamo è quella di conciliare entrambi con il ruolo che svolgiamo: la segretaria.
Spesso abbiamo atteggiamenti relazionali che non sono supportati dal nostro modo di essere.

A lavoro ci sono mansioni per chi è più portata e altre mansioni per chi è meno portata, ma è noto che molto spesso si tratta solo di un’insicurezza che ci assale, come ad esempio parlare con un cliente che non ci mette a nostro agio, oppure provare ansia per le minime cose pensando di non averle fatte bene.

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Provare insicurezza in ufficio è un sentimento che tutte abbiamo testato. O meglio, il timore di non essere all’altezza delle aspettative del capo. Questo danneggia ancora di più la qualità del nostro ruolo.

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Non riuscire a conciliare il ruolo con il carattere è solo una questione di mancanza di autostima. Occorre soltanto rafforzare l’indole.

In che modo?
Innanzitutto, concentrarsi sulle qualità migliori ed incrementare l’auto-consapevolezza, perché se si acquisisce una maggiore conoscenza di se stesse è la base per poter iniziare ad improntare il carattere.

Successivamente, porsi delle domande: “come mai quella situazioni mi ha fatto sentire così?”, “come posso migliorare la prossima volta che accade questa cosa?” ecc…

Infine, valutare il problema: capitano spesso errori di distrazione causati dal troppo lavoro o dal telefono che squilla in continuazione.
Quindi, assumersi le proprie responsabilità trovando subito un rimedio. È probabile che in alcune situazioni, occorrerà anche dare spiegazioni al capo o scusarsi.

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Insomma, è importante saper modificare il nostro comportamento a lavoro!

FARE ATTIVITA’ FISICA DOPO IL LAVORO

È noto che praticare esercizio fisico durante la giornata è salutare. Purtroppo, siamo presi dai numerosi impegni, ma soprattutto dal lavoro.
Chi lavora in ufficio svolge solo del lavoro mentale stando sempre seduti e ha una vita più sedentaria, si accumula dell’energia fisica che bisogna espellere.

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Può essere difficile trovare la motivazione per fare qualunque cosa dopo una lunga giornata di lavoro…

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…ma bisogna combattere la stanchezza post-lavoro e dedicarsi la sera ad una passeggiata in piena tranquillità. Staccare la spina, anche per una camminata in solitudine, aiuta a liberare la mente.

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Fare attività fisica, dopo una giornata di lavoro, agevola a scaricare l’adrenalina e ad allontanare le emozioni negative accumulate.

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Bisogna organizzarsi con dei propositi ben chiari, come quello di andare in palestra o altra attività, purché ci aiuti ad essere più attivi ed a staccare un po’ dall’ambiente lavorativo.
C’è chi preferisce tornare a casa e fare del sano stretching o per le più attrezzate, invece, cyclette e pesi.
Per i periodi più caldi si consiglia di recarsi in una palestra all’aperto, ossia quelle nelle pinete o nei parchi adibiti.

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I benefici apportati dallo sport alla nostra mente e al nostro corpo sono tanti. L’attività fisica contribuisce a costruire il benessere fisico e psichico sul quale possiamo contare nell’affrontare la vita di tutti i giorni.
Appena uscite da lavoro cercate di non pensare subito al divano!

LA RACCOLTA DIFFERENZIATA IN UFFICIO

Proprio come la raccolta differenziata domestica, anche in ufficio ci sono materiali che possono essere riciclati come: carta, plastica e toner.
In questo settore, troviamo anche la raccolta dei rifiuti R.A.E.E. (Rifiuti da Apparecchiature Elettriche ed Elettroniche), ossia tutti quei dispositivi esausti, come: tastiere, monitor, chiavette usb, alimentatori, hard disk interni/esterni, stampanti, fotocopiatrici, ecc.

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Tutte queste apparecchiature tecnologiche contengono al loro interno sostanze altamente inquinanti e pericolose, per questo devono essere smaltite da centri autorizzati.

Il compito che spetta esclusivamente alla segretaria, è quello di contattare il servizio più vicino ed accordarsi per il ritiro e le eventuali disposizioni dei materiali esausti.
Deve, inoltre, occuparsi della certificazione di smaltimento per lo scarico dal libro dei cespiti aziendale.

Negli uffici troviamo, anche, tanta carta da riciclare:

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La raccolta differenziata in ufficio è una buona azione che richiede la collaborazione di tutti i colleghi.
Per facilitarla bisogna fare in modo che avvenga in modo spontaneo attraverso l’ordine esatto dei contenitori, con la giusta accortezza, per far sì che il gesto si trasformi in abitudine.

Per fare questo, innanzitutto, scegliere dei contenitori adatti all’ambiente impiegatizio, perché qui il design vuole la sua parte!
Come si possono vedere sotto nelle foto esistono mobiletti idonei e che non costituiscono ingombro.

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Oltre a riciclare però è importante evitare gli sprechi.
Quante volte facciamo delle stampe inutili? Accendiamo luci quando l’illuminazione naturale che subentra dalle finestre è più che sufficiente? O ancora, lasciamo accesi stampanti, monitor, pc, ecc., durante la pausa pranzo?
Non bisogna esagerare! Riducendo gli sprechi e arrivando ad una sana abitudine nel farlo si avrà una bella soddisfazione, perché consapevoli del fatto che ci siamo impegnate a contribuire nella tutela dell’ambiente.
Insomma, scegliere di cambiare le nostre abitudini sul lavoro in modo sostenibile aiuta sia noi che il nostro pianeta.

 

I CANALI DELLA COMUNICAZIONE

Nell’ambiente impiegatizio la comunicazione è davvero importante, non solo quella parlata e scritta, ma anche quella telefonica e telematica. La segretaria possiede tutti i tipi di comunicazioni.
Comunicare in modo efficace significa sapersi esprimere, in ogni circostanza, con qualsiasi interlocutore, per far sì che il messaggio da trasmettere all’altro, arrivi in modo da poter essere compreso, tenendo sempre in considerazione il segnale di ritorno che si riceve.

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I canali della comunicazione sono:

  • non verbale: ciò che si trasmette attraverso la propria postura, i propri movimenti, la distanza dall’interlocutore e anche gli aspetti estetici, come il look e l’outfit;
  • para-verbale: il modo in cui qualcosa viene detto. Si riferisce al tono, alla velocità, alle pause e al volume della voce;
  • verbale: ciò che si dice o che si scrive, la scelta delle parole, la costruzione logica delle frasi e l’uso di alcuni termini piuttosto di altri.
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I TACCHI DELLA SEGRETARIA

Come è noto, curare il proprio look in ufficio è importantissimo perché è la prima impressione che si fa, poiché è il luogo dove si è valutate di continuo.
Le scarpe non sono da sottovalutare, sia per l’estetica che per la comodità, quindi belle e comode sempre! Dunque, quali scegliere?

Per prima cosa, devono essere agevoli altrimenti non riusciremmo a lavorare bene. Non è detto che bisogna per forza evitare i tacchi, anzi esistono vari tipi di altezze medio/basse e larghi, adatti all’ufficio.

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Il consiglio è quello di non esagerare con i tacchi troppo alti ma, al contrario, di scegliere un formato medio e di inserire all’interno delle scarpe le solette morbide, quelle di materiale memory sono ideali perché evitano dolori sottopiedi e prevengono vesciche/calli.

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Le calzature con rialzo largo e basso non piacciono a tutte, però è l’unica soluzione per poter guadagnare almeno qualche centimetro in più, andare a lavoro con naturalezza, ridurre al minimo i danni e slanciare comunque la silhouette.

Scegliete sempre scarpe con rivestimento interno in cuoio, perché sono molto più morbide e confortevoli, avvolgono meglio il piede e rendono comodo ogni movimento.

Sconsigliatissimi i tacchi a spillo per le impiegate di qualsiasi ufficio, anche se si lavora part-time, 4 ore consecutive è comunque troppo e ci troviamo sempre all’interno di un ambiente lavorativo, per cui non potremo avere il tempo di disinfettarci o metterci dei cerotti.

Un’alternativa per evitare fastidi e dolori è quella di legare tra loro il terzo ed il quarto dito del piedi, come nell’immagine qui sotto.

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Dicono che funzioni!
Prevenire è meglio che curare, soprattutto in ufficio!